Eigenständige Organisation zentraler Office‑Abläufe und täglicher Kernprozesse
Beitrag zu einem inspirierenden, erstklassigen Arbeitsumfeld
Firmenprofil
Eine Rolle mit Entwicklungspotenzial
Michael Page zählt weltweit zu den führenden Beratungen für qualifizierte Fach- und Führungskräfte. Für unseren Kunden, ein Unternehmen, das für Professionalität, Verlässlichkeit und exzellente Dienstleistung steht, suchen wir zur Stärkung der internen Strukturen eine motivierte Persönlichkeit, die Freude an Organisation mitbringt und das Team im Tagesgeschäft aktiv unterstützt.
Aufgabengebiet
Unterstützung im Office Management
Zuverlässige Unterstützung im täglichen Office-Betrieb und bei organisatorischen Abläufen
Engagierte Mitarbeit bei der Koordination von internen Abläufen und kleineren Projekten
Verwaltung von Bürobestellungen sowie Unterstützung bei Kostenkontrolle und Verbrauchsübersicht
Postfachbetreuung bzw. erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen
Administrative Tätigkeiten
Unterstützung bei Termin- und Reisekoordination
Vorbereitende Buchhaltung sowie Mitarbeit bei Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen
Unterstützung im Dokumentenmanagement und bei administrativen Prozessen
Infrastruktur und Dienstleister
Mitglied bei der Betreuung der Office-Infrastruktur sowie Unterstützung bei Reparaturen und Instandhaltung
Kommunikation mit externen Dienstleistern und Unterstützung bei Angebotsvergleichen
Unterstützung bei Zutrittsverwaltung und technischer Grundbetreuung
On‑site Unterstützung für einfache Hardwarethemen und Koordination bei Softwareanliegen
People und Prozesse
Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeiter:innen inklusive organisatorischer Vorbereitung
Mitglied bei Offboarding-Prozessen
Zusammenarbeit mit internationalen Fachbereichen wie Finance, HR, IT und Marketing zur Verbesserung interner Abläufe
Events und Organisation
Unterstützung bei der Planung, Betreuung und Nachbereitung interner Events
Mitglied bei Budgetübersichten und administrativen Aufgaben
Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit, Erste Hilfe und Brandschutz
Anforderungsprofil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder einer administrativen Rolle von Vorteil
Freude an Organisation, strukturierte Arbeitsweise und serviceorientiertes Handeln
Professionelles Auftreten und klare Kommunikationsfähigkeit
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
Interesse daran, Prozesse zu verbessern und ein professionelles Arbeitsumfeld mitzugestalten
Vergütungspaket
Eine vielseitige Einstiegsposition mit Entwicklungsmöglichkeiten
Ein wertschätzendes, kollegiales Team mit klaren Strukturen
Moderne Büroräumlichkeiten im Herzen Wiens
Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der PageGroup
Flexible Arbeitszeiten und attraktive Benefits
Jahresbruttogehalt ab €35.000, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung
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