Die Ceelgroup ist eine Wiener Unternehmensgruppe mit fünf Ventures in der Freizeit-, Software- und Tourismusbranche: Boats2Sail (größte Segelschule Österreichs), Heiuki (Franchise-Sharing-Plattform + Smart Locker), Reserblitz (SAAS - Buchungssystem für die Freizeitbranche), Ceelmarine (Maritim-Services) und Active Agents (Digitalagentur).Wir sind kein klassisches Startup mehr — wir sind ein wachsendes Ökosystem mit echten Umsätzen, echten Kunden und dem Anspruch, Europas Freizeitbranche technologisch nach vorne zu bringen. Unser Team ist klein, schnell und direkt. Wir arbeiten mit KI-Tools, automatisieren was geht und bauen Dinge, die es so noch nicht gibt. Wir sind Hands-on — vom Pitchdeck bis zur Kundenmail macht jeder alles, was gerade gebraucht wird. Wer klare Hierarchien und 9-to-5 sucht, ist hier falsch.Wir suchen keine klassische Assistenz. Wir suchen die Person, die den CEO operativ entlastet — damit er sich auf Strategie, Business Development und neue Geschäftsfelder konzentrieren kann.
Du bist die rechte Hand des CEO und hältst ihm den Rücken frei — damit er sich auf Strategie und neue Geschäftsfelder konzentrieren kann. Du organisierst, koordinierst und packst an: Projekte vorantreiben, Termine vorbereiten, das Team auf Kurs halten, Kundenanfragen lösen. Du arbeitest direkt mit dem CEO und dem Kernteam (Sales, Marketing, Development, IT, Finance), steuerst externe Partner mit und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt. Keine Aufgabe ist dir zu klein, kein Projekt zu komplex — solange es das Unternehmen weiterbringt.Eigenständiges Projektmanagement über mehrere Unternehmen und Teams — von Kickoff bis AbschlussOperative Entlastung des CEO: Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Meetings, VerhandlungenAufbau und Pflege von HR-Prozessen: Verträge, Onboarding Saisonkräfte, PersonalplanungUnterstützung Controlling & Finance: Budget-Tracking, Rechnungswesen-Koordination, Zusammenarbeit mit Steuerberater und BuchhaltungErstellung von Entscheidungsvorlagen, Pitchdecks, Angeboten und ReportingsEigenständige Kommunikation mit Kunden, Partnern und DienstleisternUnterstützung bei PR, Medien und externer Kommunikation der MarkenOperative Unterstützung an den Standorten in Wien und Burgenland — inkl. regelmäßiger Präsenz vor Ort, besonders in der Saison (April–September)Management des CEO-Postfachs: E-Mail-Triage, eigenständige Beantwortung von Anfragen, KundenkommunikationMitgestaltung und Optimierung interner Prozesse und Workflows mit modernen Tools (Asana, Notion, Slack, KI-Tools)
Perfektes Deutsch, gutes Englisch2+ Jahre Erfahrung in Operations, Projektmanagement, Assistenz der GF oder vergleichbarer Rolle — idealerweise im Startup- oder KMU-UmfeldDu kannst mit Komplexität umgehen: mehrere Projekte, mehrere Unternehmen, wechselnde PrioritätenEigenständige, strukturierte Arbeitsweise — du brauchst keine Micro-AnleitungKaufmännisches Grundverständnis (Verträge, Rechnungen, Budgets)Sicherer Umgang mit digitalen Tools und echtes Interesse an KI-gestütztem ArbeitenKommunikationsstärke und DiskretionB-Führerschein und Bereitschaft zu regelmäßigen Fahrten zwischen den Standorten Wien und BurgenlandFlexibilität bei Arbeitszeiten: In der Hauptsaison (Sommer) gehört Wochenend-Bereitschaft zum Job
Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO — maximale Lernkurve und GestaltungsspielraumKostenloser Zugang zu allen Angeboten der Ceelgroup — von Segelkursen über Bootsverleih bis Wassersport-Erlebnisse an unseren StandortenOptional ESOP's bei ÜberperformanceStart-Up Philosophie und Möglichkeit zu schnellem KarriereaufstiegWeiterbildungsbudget und Zugang zu Premium-KI-ToolsDie angegebene Gehaltsspanne ab 40.000€ bezieht sich auf das Jahres Bruttogehalt. Mögliche Überbezahlung sowie eine variable Vergütung ist abhängig von deiner Erfahrung und deinen Ambitionen.
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