Wir sind eine international aufgestellte, dynamisch expandierende Beratungsgesellschaft mit Sitz in Wien. Unser Beratungsfokus ist die deutliche Steigerung der Unternehmensrendite unserer Kunden, wobei unser Ansatz auf einer nachhaltigen Optimierung der Beschaffungskosten basiert. Unsere Kunden sind mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen. Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Wien suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Kolleg:In als: Office Manager:In & Assistenz Finance / HR (m/w/d) Standort: Wien Als rechte Hand der Finanz- und Personalleitung übernehmen Sie bei uns das Ruder für das gesamte Office Management und verantworten ihre Bereiche. Wir suchen Persönlichkeit, Integrität und den Willen, Strukturen aktiv zu gestalten. Wir übergeben Ihnen das Vertrauen und die Kompetenz, diese Bereiche selbstständig zu steuern, effizient zu gestalten und zu optimieren: Office Management & Repräsentation: Sie sind die Visitenkarte unseres Unternehmens in Wien. Sie koordinieren Termine, gestalten/optimieren den Büroalltag und sorgen (im Bedarfsfall) für eine professionelle Gäste-Bewirtung. Wenn es im Büro läuft, ist es Ihr Verdienst. Finanzwesen (Operative Abwicklung): Sie entlasten die Finanzleitung massiv durch: Eigenständige Vorbereitung der Buchhaltung (Vorkontierung, Belegprüfung, digitale Ablage, Kassaführung). Durchführung der Fakturierung und Mahnwesen (Vorstufe). Prüfung und Freigabe von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen. HR-Administration: In dieser Vertrauensposition erhalten sie Vollzugriff/Verantwortung in unserer HR-Software: Pflege der Personalstammdatei, Controlling/Reporting von Anwesenheiten, Urlauben und Krankenständen, Freistellungen, etc. Onboarding-Support (Sie steuern die Integration neuer Kollegen: von der Begrüßung am 1. Tag, Hard- und Software Bereitstellung, bis zur koordinierten Einschulung durch die Kollegen im Consultingbereich). Fuhrpark & Projektsupport: Sie verwalten unsere Firmenfahrzeuge (Termine, Versicherungen) und unterstützen bei internen Projekten Sie prüfen Möglichkeiten zur Optimierung im Bereich Flottenmanagement, Tankkarten, Gesamtkosten im KFZ-Bereich Ihre Initiativen ermöglichen eine möglichst effiziente/automatisierte Abwicklung aller erforderlichen Tätigkeiten. Wir suchen jemanden, der diese Position mit Integrität und Diskretion lebt. Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HBLA oder vergleichbare Lehre mit Berufsmatura). Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer Position, die Office Management mit Buchhaltungs- oder Personalagenden kombiniert hat. Mindset: Sie sind absolut integer, verschwiegen und loyal. Sensible Daten (Gehälter, Verträge) sind bei Ihnen sicher wie in einem Tresor. Arbeitsweise: Sie warten nicht auf Anweisungen, sondern sehen und gestalten ihre Arbeit selbst. Sie sind IT-affin (sehr gutes MS-Office, keine Scheu vor neuen Buchhaltungs- oder HR-Tools). Sprache: Exzellentes Deutsch (C2) in Wort und Schrift (für fehlerfreie Korrespondenz essenziell), gutes Englisch. Verantwortung: Eine Position, in der Sie wirklich gebraucht werden und in der Sie Prozesse aktiv mitgestalten können. Vertrauen: Nach einer strukturierten Übergabe haben sie ihren Kompetenzbereich – mit einer Gesprächsbasis auf Augenhöhe. Kurze Wege: Direkte Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung – kein Konzern-Dschungel. Standort: Ein modernes Büro in gut erreichbarer Lage in Wien. Firmenlaptop, Diensthandy und hochwertige Vertriebstools Für diese Pos... Bitte beziehen Sie sich bei Ihrer Bewerbung auf StepStone