Die Österreichische Akademie der Ärzte ist eine Non-Profit-Dienstleistungsorganisation im ärztlichen Bildungsbereich. Zu unseren Kernkompetenzen zählen u. a. die Organisation ärztlicher Prüfungen, die Betreuung des Diplom-Fortbildungs-Programms (DFP) für Ärztinnen und Ärzte sowie die Durchführung medizinischer Fortbildungen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab 15. April 2026 eine/n
Allgemeine Assistenz (m/w/d)
Vollzeit (38 Wochenstunden)
Office & allgemeine Administration
Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags inkl. kleiner Backoffice-Tätigkeiten (Empfangs-, Küchen- und Besprechungsbereich, Nachschub/Verbrauchsmaterialien, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Abstimmung mit externer Reinigungsfirma)
Büroorganisation inkl. Bestellungen (Büromaterial), Drucksorten, Aktenvernichtung u. Ä. sowie Druckadministration
Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen (vorgelagerte Tätigkeiten für die Buchhaltung)
Koordination und Einsatzplanung von Aushilfskräften
Telefonvermittlung sowie Postein- und -ausgang inkl. Dokumentation
Koordination von IT-Themen (Ticketbearbeitung etc.) in Zusammenarbeit mit dem externen IT-Partner
Handkassa, Botendienste sowie Sitzungs-/Besprechungsbetreuung
Vertretung/Unterstützung in der Assistenz der Geschäftsleitung (Termine, Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen)
Diplome (Notarzt, DFP - Vertretung/Unterstützung)
Prüfung von Anträgen inkl. Nachweisen
Urkundenerstellung inkl. Begleitdokumenten und Versand
Beantwortung von allgemeinen Anfragen
Fachlich
Berufserfahrung im Backoffice-/Assistenzbereich
Erfahrung in telefonischer Kundenbetreuung und serviceorientierter Kommunikation
Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office; Web; Ticket-/CRM-Systeme von Vorteil)
Sorgfältige Arbeitsweise, idealerweise Erfahrung mit Zahlungs-/Rechnungsabläufen
Persönlich
Strukturiert, verlässlich und diskret, auch bei hohem Anfrageaufkommen
Freundliche, klare Kommunikation (Telefon/E-Mail)
Lernbereit, engagiert und interessiert an digitalen Tools und Prozessen
Hands-on-Mentalität: Sie sorgen mit Überblick und Pragmatismus dafür, dass das Büro „läuft“.
Abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem kollegialen Team
kurze Entscheidungswegen und wertschätzende Kommunikation
Strukturierte Einschulung inkl. umfangreichem Onboarding-Programm
Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
Flexible Arbeitsbedingungen: Gleitzeitvereinbarung sowie zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
Home-Office eingeschränkt möglich
Moderner Arbeitsplatz in modernen Büroräumlichkeiten mit sehr guter öffentlicher Anbindung
Zusatzleistungen: private Unfallversicherung sowie Unterstützung bei privater Krankenversicherung
Mindestgehalt für diese Position: 32.000 € brutto/Jahr (14x). Je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überzahlung vorgesehen.
Vollzeit | Eintritt ab 15.04.2026
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