Deine Aufgaben
* Fachliche und organisatorische Führungsverantwortung für die Mitarbeiter am Empfang und in der Reinigung
* Zentrale Ansprechperson für alle Facility-Management-Themen im Bürogebäude
* Organisation, Koordination und Beauftragung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen in Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern
* Planung, Umsetzung und laufende Betreuung von Mitarbeiterbenefits (z.B. Mittagsverpflegung, Kaffee, Sport) sowie Initiierung und Organisation von Events zur Förderung von Unternehmenskultur und Mitarbeitermotivation
* Koordination und bei Bedarf Evaluierung bestehender Lieferanten für Facility, Benefits und Wellbeing
* Enge Zusammenarbeit mit HR und weiteren internen Schnittstellen, insbesondere im Bereich Arbeitsplatzgestaltung und Mitarbeiterzufriedenheit
* Kontrolle von Eingangsrechnungen mit Bezug zu Facility, Benefits und Events
* Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen etc.) unter Berücksichtigung interner Reiserichtlinien
* Seminarorganisation: Planung und Organisation interner und externer Schulungen, Seminare und Workshops inkl. Teilnehmermanagement und Logistik
* Terminkoordination: Organisation und Abstimmung von Terminen, Meetings und Besprechungen inklusive Raumplanung und technischer Ausstattung
* Kommunikation und Korrespondenz: Professionelle interne und externe Kommunikation im Namen des CFO. Bearbeitung von Anfragen, E-Mails und Schriftverkehr
* Kreditkartenabrechnungen: Prüfung, Zuordnung und Abwicklung von Kreditkartenabrechnungen sowie Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
* Dokumentenablage: Pflege und Verwaltung der digitalen und physischen Ablage, Sicherstellung einer strukturierten und effizienten Dokumentenorganisation
* Zeiterfassungssystem: Betreuung und Pflege des Zeiterfassungssystems, Kontrolle der erfassten Zeiten sowie Unterstützung der Mitarbeitenden bei Rückfragen
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Sehr gute MS Office-Kenntnisse
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Strukturierte Arbeitsweise und hohes Maß an Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
* Lösungsorientierte, eigenständige Arbeitsweise
* Gute organisatorische Fähigkeiten
* Sehr gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
* Teamfähigkeit
Wir bieten
* Du möchtest gelegentlich von zu Hause arbeiten? 2 Tage Homeoffice/Woche sind bei uns Standard
* Unsere Gleitzeit ermöglicht Dir eine flexible Zeiteinteilung
* Du kannst Dich bei uns sowohl fachlich als auch persönlich weiterentwickeln
* Bei uns wird es nie langweilig - ein abwechslungsreiches und spannendes Aufgabengebiet ist garantiert
* Du möchtest eigene Ideen einbringen? Wir freuen uns über MitarbeiterInnen, die Eigeninitiative zeigen
* Die Gesundheit unserer MitarbeiterInnen ist uns wichtig, daher ermöglichen wir die Nutzung eines exklusiven Sportangebots (myClubs) und versorgen sie mit frischem Obst
* Bei uns kannst Du zwischen der Wiener Linien Jahreskarte (Jobticket) oder dem Pluxee-Lebensmittelpass wählen
* Für gesellige Runden trifft man sich an unserer Kaffee- und Teebar - ganz ohne Dresscode
Bei diversen Firmen- & Teambuilding Events kommen wir gerne zusammen
* Je nachdem wieviel Erfahrung und welche Qualifikation Du für diese Position mitbringst, bieten wir Dir ein überkollektivvertragliches Bruttogehalt ab EUR 3.000,00 (Vollzeit, 40h/Woche) mit der Möglichkeit einer entsprechenden Überzahlung