An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!
Institut für Physik
Office Manager:in (m/w/d)
* Bewerbungsfrist: 30.01.2026
* Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 37.521,40
* Verwendungsgruppe: IIb
* Wochenstunden: 40 h/W
* Dienstbeginn: März 2027
* Befristung: 1 Jahr (mit Option auf Dauerstelle)
* Anstellungsdauer: Befristet
* Bestell- und Rechnungswesen (via SAP)
* Budgetüberwachung und Unterstützung bei der Budgetplanung
* Administrative Tätigkeiten bei Personalangelegenheiten (Personalaufnahme, Reiseanträge und -abrechnungen, Verwaltung von Arbeitszeitaufzeichnungen, ...)
* Administrative Tätigkeiten bei Drittmittelprojekten (Personalangelegenheiten, Berichtslegung, Bestellwesen, Abrechnungen, ...)
* Allgemeine administrative Tätigkeiten (Terminkoordination, Korrespondenz, Telefondienst, Protokolle,….)
* Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen des Instituts
* Fundierte Kenntnisse in der Verwaltungsorganisation sowie im Office Management
* Einschlägige Berufsausbildung oder mehrjährige Tätigkeit im relevanten Bereich
* Berufserfahrung im (universitären) Administrations- und Organisationsbetrieb von Vorteil
* Gute EDV-Kenntnisse (Windows, Office)
* SAP-Kenntnisse (wünschenswert)
* Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Hohe kommunikative Kompetenz und Teamfähigkeit
* Eigeninitiative und Engagement; selbständige und strukturierte Arbeitsweise
* Zuverlässigkeit
* Flexibilität bei der zukünftigen Integration im Graz Center of Physics und der damit einhergehenden möglichen Verschiebung der Schwerpunkte innerhalb der Aufgabengebiete
* Freude an der Arbeit in einem internationalen, dynamischen Umfeld
* Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
* Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
* Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
* Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
* Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
* Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 37.521,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
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