Sie sind organisiert, verantwortungsbewusst und behalten auch in herausfordernden Phasen den Überblick? Sie arbeiten gerne strukturiert, kommunizieren auf Augenhöhe – und bringen ein Gespür für Design, Qualität und Kundenkontakt mit?
Für ein etabliertes Architekturbüro in zentraler Wiener Lage suchen wir ab sofort eine/n
Projekt- & Office ManagerIn (m/w/d)
die/der organisatorisches Talent, Eigenverantwortung und Kommunikationsstärke vereint – und als zentrale Schnittstelle intern wie extern agiert.
Einsatzort: 1040 Wien
Wochenstunden: 30–40 h/Woche
Eintrittsdatum: ab sofort
* Projektkoordination & Terminmanagement – Sie behalten Fristen und Deadlines im Blick und sorgen für reibungslose Abläufe.
* Kommunikation nach innen & außen – Sie agieren als zentrale Ansprechperson für Auftraggeber:innen, Partner:innen und das interne Team.
* Administrative Unterstützung der Geschäftsführung – von klassischer Assistenz bis hin zum eigenständigen Office-Management.
* Strukturierung & Organisation des Büros – Sie bringen Ordnung in Abläufe, optimieren Prozesse und haben ein Auge auf Zahlen und Budgets.
* Dokumentation & Rechnungsprüfung – Sie unterstützen bei kaufmännischen Aufgaben und stellen saubere Abläufe sicher.
* Gestaltung & Präsentation – Ein gutes Gespür für Design ist von Vorteil; Kenntnisse in Photoshop oder Präsentationstools werden geschätzt.
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW); ein abgeschlossenes Studium ist willkommen
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Bau- oder Designbranche
* Ausgeprägte Kommunikationsstärke – schriftlich, telefonisch und persönlich
* Professionelles Auftreten sowie hohe Serviceorientierung im Kundenkontakt
* Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und hohes Verantwortungsbewusstsein
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Kenntnisse in Photoshop oder Canva von Vorteil
* Freude an Organisation, Prozessdenken und einer abwechslungsreichen Tätigkeit
* Wunsch nach einer langfristigen Zusammenarbeit
* Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
* Abwechslungsreiche Aufgaben mit direktem Einblick in spannende Architekturprojekte
* Eine langfristige Position in einem kleinen, professionellen Team mit flachen Hierarchien
* Raum für Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
* Unterstützung bei fachlicher Weiterentwicklung (z. B. Grafik, Projektmanagement)
Diese Stelle ist mit einem Jahresbruttogehalt von rund EUR 50.000,- dotiert. Je nach Qualifikation und Erfahrung ist eine marktkonforme Entlohnung vorgesehen.
Über easystaff human & resources GmbH
easystaff human & resources GmbH ist ein österreichisches Unternehmen und einer der führenden HR-Experten Österreichs und seit über 20 Jahren am Markt. Mit einem breitgestreuten Dienstleistungsangebot stehen wir als Anlaufstelle für personalsuchende Unternehmen/Brands, wie auch als Ansprechpartner für motivierte JobinteressentInnen zur Seite – mit der Mission die besten Synergien für beide Seiten zu finden.
In einem gemeinsamen Prozess unterstützen wir Sie ab dem Eingang Ihrer Bewerbung bis zur finalen Jobzusage.
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