Office management

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Koordination und Umsetzung administrativer Abläufe im Büro des Rektors
• Selbständige Begleitung und Abarbeitung kleinerer Projekte im administrativen und organisatorischen Bereich sowie in inhaltlich dem Rektor zugeordneten Themenbereichen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Aufgaben durch Recherche, strukturierte Aufbereitung und Dokumentation
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und internen Terminen
• Verwaltung und Abstimmung des Terminkalenders des Rektors sowie Koordination von Besprechungen
• Organisation von Dienstreisen und Abwicklung der Reisekostenabrechnung
• Allgemeine Büroorganisation sowie selbständige Erledigung der laufenden Korrespondenz
• Mitwirkung in der Verwaltungstätigkeit von Beteiligungen und Tochterunternehmen
• Administrative Unterstützung in Angelegenheiten der universitären Weiterbildung

Sprachkenntnisse

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift zur Kommunikation in einem internationalen Umfeld
• Vertrautheit mit der Struktur und den Abläufen der österreichischen Hochschul- bzw. Universitätslandschaft

Qualifikationen

• Abgeschlossene schulische Ausbildung mit Matura (vorzugsweise HAK oder vergleichbare berufsbildende höhere Schule)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicheres Auftreten in der schriftlichen Kommunikation
• Hohe Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Verlässlichkeit, Diskretion und ausgeprägte Teamfähigkeit

EEO-Anmerkung

Die Paris Lodron Universität Salzburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und beim allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Kontakt

• Mag. Waltraud Totschnig
• Stv. Leitung Büro des Rektors
• waltraud.totschnig@plus.ac.at
• +43662-80442003