Teamassistent / Office Manager (Teilzeit – 20 Std. / Woche)
Wir sind ein KFZ‑technisches Sachverständigenbüro und stehen für Genauigkeit und Verlässlichkeit. Aktuell verlegen wir unseren Standort von Wien nach Baumgarten im Tullnerfeld und suchen dich als Teamassistent / Office Manager (m/w/d).
Deine Aufgaben als Organisationstalent in unserem Büro:
* Du behältst den Überblick und organisierst / koordinierst proaktiv, eigenständig und lösungsorientiert die Organisation des Büroalltags inklusive professioneller Korrespondenz und Terminkoordination sowie freundlicher Betreuung der Telefonzentrale und des allgemeinen E‑Mail‑Postfachs, sodass das Tagesgeschäft läuft und reibungslose Abläufe sichergestellt werden.
* Du unterstützt das interne Team in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
* Du bist erste Anlaufstelle für externe Ansprechpartner:innen.
* Ein Großteil deiner Zeit verbringst du mit Aufträgen und Gutachten. Du koordinierst Aufträge, teilst sie den Sachverständigen zu und bearbeitest die Gutachten administrativ bis hin zur Abrechnung.
* Im Belegmanagement erstellst du Ausgangsrechnungen und bearbeitest Eingangsrechnungen sowie sonstige anfallende Belege.
* Du verantwortest das Management der Handkassa.
* Du bereitest die Buchhaltung vor und bist Ansprechpartner:in für die steuerliche Vertretung.
* Wenn die Technik Unterstützung braucht, kümmerst du dich auch um IT‑Alltagsthemen und unterstützt selbstständig oder gemeinsam mit unserem IT‑Partner.
* Auch die allgemeinen Räume (Küche, Archiv, Besprechungsraum) organisierst du.
Du bringst mit:
* Freundliches, souveränes Auftreten und ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon und im persönlichen Kontakt
* Genauigkeit und Lösungsorientierung
* Eigenständige, proaktive und strukturierte Arbeitsweise
* Diskretion und Loyalität
* Flexibilität und Teamorientierung
* Sicherer Umgang mit PC / Office‑Tools
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten dir:
* Teilzeitfestanstellung (20 Stunden / Woche) mit eigenem Verantwortungsbereich und umfassender Einschulung
* Moderne Führungskultur und ein motiviertes und engagiertes Team, das sich gegenseitig unterstützt
* Flexible Arbeitszeiten mit Kernzeit
* Modernes Bürogebäude
* Home‑Office‑Möglichkeit (teilweise nach Einschulung / je nach Aufgabenbereich)
* Langfristige Perspektive und mehr Verantwortung mit wachsender Erfahrung
* Wertschätzendes Umfeld mit Professionalität und Humor
Gehalt
Das Mindestgehalt beträgt EUR 2.727,40 brutto / Monat (Vollzeitbasis) gemäß anzuwendendem Kollektivvertrag. Für Teilzeit erfolgt die Bezahlung aliquot. Es besteht die Bereitschaft für eine entsprechende Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung.
Überstunden
Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.
Bewerbung
Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung inkl. Lebenslauf. Bitte sende diese an Frau Mag. Sandra Henn. Betreff: Bewerbung Teamassistenz / Office‑Management (20h).
#J-18808-Ljbffr