Overview
Wien, Vollzeit. Die Schiebel Unternehmensgruppe ist ein weltweit agierendes High-Tech-Unternehmen und Marktführer im Bereich unbemannter Helikopter (CAMCOPTER ® S-100) und Minensuchgeräte. Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Wien, 5. Bezirk, suchen wir ab Juni 2026 eine serviceorientierte und organisationsstarke Persönlichkeit für unser Office Management Team im Ausmaß von 38,5 Wochenstunden. In dieser vielseitigen Position sind Sie eine zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und externe Partner:innen. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Genauigkeit und Ihrem professionellen Auftreten tragen Sie wesentlich dazu bei, dass unser Büroalltag reibungslos, strukturiert und serviceorientiert funktioniert.
Ihre Aufgaben
* Sie übernehmen eigenverantwortlich Office-Agenden wie E-Mail-Bearbeitung, Post, Telefon, Ablage sowie die Verwaltung von Büromaterial und Bürolager und achten verlässlich auf Ordnung, Sauberkeit und einen professionellen Gesamteindruck des Büros.
* Der Empfang und die Betreuung von Gästen gehören zu Ihrem Aufgabenbereich. Sie sorgen dafür, dass Besucher:innen sich gut betreut fühlen und Termine reibungslos ablaufen.
* Sie koordinieren unsere Meetingräume, unseren Fuhrpark sowie unsere Parkplätze mit Übersicht, Genauigkeit und Verlässlichkeit.
* Behördengänge, insbesondere im Zusammenhang mit Visa-Angelegenheiten für Mitarbeitende und Gäste, gehören zu Ihren Aufgaben.
* Unterstützung bei der Rechnungskontrolle für Ihren Bereich sowie sorgfältige, strukturierte und genaue Arbeiten.
* Unterstützung bei der Buchung und Koordination von Dienstreisen und Sicherstellung einer effizienten und vorausschauenden Organisation.
* Unterstützung des Executive Assistant im Tagesgeschäft und aktive Mitwirkung dort, wo organisatorische Entlastung benötigt wird.
* Im Rahmen des Continuous Improvement Process Programms übernehmen Sie Projekte zur Weiterentwicklung Ihres Arbeitsbereichs – eigenständig, lösungsorientiert und engagiert.
* Fallweise Unterstützung am Standort Wiener Neustadt und Beitrag zu einem professionellen und gut organisierten Ablauf.
Was Sie mitbringen
* Ausgeprägte Eigeninitiative und eine klare Hands-on-Mentalität – Sie erkennen, was zu tun ist, und handeln vorausschauend.
* Hohes Serviceverständnis, Belastbarkeit in anspruchsvollen Situationen und Flexibilität gegenüber wechselnden Anforderungen.
* Selbstständiges, strukturiertes und genaues Arbeiten sowie ein professionelles und verbindliches Auftreten.
* Ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
* Routinierter Umgang mit PC und MS-Office-Programmen (Outlook, Word, Excel).
* Vertrauenswürdige Persönlichkeit mit hohem Maß an Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
* Idealerweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HASCH, HBLA oder Bürokauffrau/-mann) sowie mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Sekretariats- oder Office-Bereich.
* Offenheit für Quereinsteiger:innen aus Bereichen wie gehobene Hotellerie, Empfangs- oder Eventmanagement oder Handel, sofern Organisationsgeschick, Serviceorientierung und professionelles Auftreten vorhanden sind.
Was wir Ihnen bieten
* Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen Unternehmen im Bereich unbemannter Helikopter.
* Ein dynamisches und schnelles Arbeitsumfeld mit gutem Teamgeist, kurzen Entscheidungswegen und spannenden Herausforderungen.
* Die Möglichkeit, den eigenen Arbeitsbereich aktiv mitzugestalten, Prozesse weiterzuentwickeln und eigene Ideen einzubringen.
* Mitarbeiterbenefits wie Sportangebote, Essenszuschuss, frisches Obst und regelmäßige Mitarbeiterevents.
* Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten zur gezielten Entwicklung fachlicher und persönlicher Kompetenzen.
* Work-Life-Balance und ein Arbeitsumfeld, in dem Leistung, Verlässlichkeit und ein gesundes Miteinander zusammenpassen.
Das Jahresbruttogehalt richtet sich nach dem geltenden Kollektivvertrag des Metallgewerbes für Angestellte in der Verwendungsgruppe II und beträgt mindestens EUR 2.199,15 brutto pro Monat. Es besteht die Bereitschaft zur Überzahlung in Abhängigkeit von Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung.
Bei uns zählt Vielfalt
Uns ist Vielfalt in unserem Team und ein diskriminierungsfreies Arbeiten wichtig. Diversität in Bezug auf persönliche Hintergründe, Perspektiven und Erfahrungen unterstützen wir aktiv. Wir möchten daher Menschen unterschiedlicher Geschlechter, Herkunft, Alter, körperlicher Fähigkeiten, Religionen und Weltanschauungen zur Bewerbung auffordern.
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