Wir bündeln mehrere Geschäftsbereiche unter einem Dach: Josefins Salatbar: Produktion, Service, soon Delivery & Catering Full-Service Shared Offices Kurzzeitvermietung von Apartments An unseren Office-Standorten betreuen wir aktuell rund 20 Firmenkunden mit ~150 Mitarbeitenden. Bei Josefins Salatbar sind wir 15 Personen, wobei das Team im Büro derzeit aus 3 Personen besteht: Geschäftsführung, Praktikantin und dieser neuen Position. Deine Rolle Du hältst den Laden am Laufen: Du strukturierst Abläufe, koordinierst Teams und Dienstleister, behältst Finanzen/Reporting im Blick und sorgst dafür, dass unsere Offices, Apartments und die Salatbar reibungslos funktionieren – mit hoher Servicequalität und einem Auge fürs Detail. Wir wachsen. Aufgaben, die du anfangs selbst übernimmst, werden breiter und komplexer. Daher baust du saubere Prozesse auf und entscheidest gemeinsam mit uns, welche Bereiche schrittweise an neue Teammitglieder delegiert werden. Du bist Teil eines ambitionierten Unternehmens, das die Geduld und die Mittel hat, seine Ziele nachhaltig zu erreichen. Wir sind altersunabhängig offen für unterschiedliche Erfahrungslevel. Wichtig sind Einsatzbereitschaft, Lernspeed und Proaktivität – fachliche Lücken kannst du dir mit Engagement schnell erarbeiten. Essentiell ist jedoch eine ausgeprägte digitale Affinität: Wir arbeiten sehr digital, erfassen repetitive Aufgaben systematisch und setzen Software & Automatisierungen ein, die Arbeit abnehmen und Prozesse schlank halten. Wie wir ticken: Bei uns bist du nicht nur eine Stelle, sondern Mitgestalter:in. Wir arbeiten eng zusammen, hören einander zu und begegnen uns mit Wertschätzung. Zusammenhalt ist uns wichtig, Kreativität bekommt Vorfahrt – gute Ideen schaffen wir schnell in die Praxis, Erfolge feiern wir gemeinsam und aus Fehlern lernen wir zügig. Anstellungsart: Vollzeit Finance, Admin & Reporting Buchhaltungsvorbereitung: Barbelege scannen, Belege taggen, Kontobewegungen zuordnen, Monatsabschlüsse vorbereiten Rechnungen erstellen & einmahnen; diverse Abrechnungen Auswertungen: Deckungsbeiträge, Strom/Gas/Heizung, Material-/Wareneinsatz, Inventurprüfungen, Budgets Reporting an die GF People, Einsatzplanung & Recruiting Mitarbeitereinteilung (Salatbar & Office-Services), eigene Urlaubsvertretungen einlernen Inserate schalten, Bewerbungen strukturieren, Erstkontakt koordinieren Dienstpläne prüfen & optimieren Operative Exzellenz – Office & Apartments Tägliche Sichtkontrolle der Flächen (Soll-Zustand, Reinigung, Ausstattung) Mieterkommunikation (Office, Kurz- & Langzeitvermietung), Angebote (Meetingräume, Sonderleistungen) Professionisten koordinieren (Installateur, Elektriker): Angebote, Beauftragung, Abwicklung Reinigungssteuerung via Software: Koordinierung, Kontrolle, Standards Smart-Office/Smart-Home Monitoring (Warnungen prüfen, Tickets anstoßen) Baustellendoku per Handyfotos Standardprozesse aufsetzen & laufend verbessern Außentermine mit Firmenauto/Firmenroller Operative Exzellenz – Josefins Salatbar Bestellungen & Anlieferungen prüfen; Artikelstammdaten gemeinsam mit dem Team aktuell halten E-Mail-Eingang betreuen Kundenfeedback & Bewertungen monitoren; Anfragen über Mail/Instagram/TikTok professionell beantworten Strukturiertes, genaues Arbeiten, Sinn für Ordnung & Sauberkeit Service-Mindset: freundlich, lösungsorientiert, klare Kommunikation Eigenständig & gut organisiert – du strukturierst deinen Tag so, dass Stress gar nicht erst entsteht Gutes Deutsch & gutes Englisch (Wort & Schrift) IT-affin: sicher in Excel (Tabellenkalkulation, Auswertungen), neue Tools lernst du schnell AI-Affinität (ChatGPT) wünschenswert Führerschein B von Vorteil Wie schon erwähnt, sind wir altersunabhängig offen für unterschiedliche Erfahrungslevel. Wichtig sind Einsatzbereitschaft, Lernspeed und Proaktivität – fachliche Lücken kannst du dir mit Engagement schnell erarbeiten. Essentiell ist jedoch eine ausgeprägte digitale Affinität: Wir arbeiten sehr digital, erfassen repetitive Aufgaben systematisch und setzen Software & Automatisierungen ein, die Arbeit abnehmen und Prozesse schlank halten. Eine strukturierte Einarbeitung Arbeitsatmosphäre geprägt von Teamgeist mit Start-Up-Mentalität Cool designten, ruhigen Arbeitsplatz mit Dachterrasse beim Belvedere mit vollausgestatteter Office-Küche (Siebträger/Vollautomat, Orangenpresse) und bald mit eigenem Office Gym! Verpflegung in der Josefins Salatbar Parkplatz für deinen privaten PKW & sehr gute Öffi-Anbindung Firmen-Smartphon... Bitte beziehen Sie sich bei Ihrer Bewerbung auf StepStone