Das Bundesforschungszentrum für Wald (BFW) widmet sich allen Aspekten des Lebensraums Wald – in ökonomischer, ökologischer und sozialer Hinsicht und beschäftigt derzeit fast 400 Mitarbeiter:innen an fünf Standorten. Am Standort Wien – Schönbrunn ist ab sofort folgende Stelle zu besetzen:
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Direktion & Recht | Teil- oder Vollzeit (20h-40h/Woche)
Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie internen und externen Ansprechpersonen
Organisation und Koordination des Büroalltags der Geschäftsführung (Terminmanagement, Reiseorganisation, professionelle Korrespondenz)
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen sowie Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
Koordination von abteilungsübergreifenden Abläufen sowie Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Geschäftsführung
Organisation und Begleitung des Unterschriftenprozesses für Anträge, Verträge sowie projektbezogene Unterlagen inklusive Fristenmanagement und Dokumentation
Pflege von Datenbanken und Verwaltung relevanter Unterlagen und Dokumentationen
Enge Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung sowie Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Agenden
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK oder vergleichbare Ausbildung) bzw. eine gleichwertige Qualifikation durch relevante Weiterbildung oder mehrjährige Berufserfahrung
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung oder im öffentlichen Dienst
Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie Affinität zu digitalen Planungs- und Verwaltungstools
Eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Selbstmanagement
Hohe Serviceorientierung, Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
Interesse an organisatorischen Abläufen sowie an präzisem und fristgerechtem Arbeiten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Einen Arbeitsplatz in einer einzigartigen Umgebung in Schönbrunn
Essenszuschuss, sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team mit Gleitzeit und der Möglichkeit, teilweise im Home-Office zu arbeiten
Gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Die Entlohnung erfolgt nach der Gehaltstabelle für Vertragsbedienstete des Bundes und ist abhängig von der entsprechenden Qualifikation. Sie erfolgt in der Bewertungsgruppe v2/2. Das Mindestgehalt beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung EUR 2.862,30 brutto/Monat. In Abhängigkeit anrechenbarer Vordienstzeiten erhöht sich das Gehalt entsprechend der Entlohnungsstufe
Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet mit der Option auf Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis
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