Teamassistenz (m/w/d) - Office & Operations Allrounder:in
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Office- und Team-Support
* Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen
* Terminkoordination sowie Reiseorganisation (Buchung, Spesen, Abrechnung)
* Office-Management inkl. Bestellwesen (Büromaterial, Getränke etc.) und Standortpflege
* Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Team-Offsites
* Verwaltung und Betreuung unserer Infrastruktur
* Organisation und Koordination von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Dokumentation, Fristenmanagement und Angebotslegung
Finanzen & Administration
* Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
* Laufende Abstimmung mit unserer Steuerberatung
* Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement im digitalen Umfeld
HR-Support & Teamkultur
* Unterstützung im Recruiting-Prozess (Terminorganisation, Kommunikation, Dokumentation)
* Begleitung von Onboardings und Offboardings
* Organisation von Teamevents, Geburtstagen und kleinen Aufmerksamkeiten
Kommunikation, CRM & Marketing
* Pflege und Wartung unserer Website (WordPress)
* Unterstützung bei Newslettern, Mailings und digitalen Kampagnen
* Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems
Technologie & Automatisierung
* Offenheit und Neugier im Umgang mit KI-Tools und digitalen Lösungen
* Bereitschaft, interne Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten
* Aktive Mitwirkung in der Weiterentwicklung unserer AI-First-Arbeitsweise
Qualifikation
Was du mitbringst
* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen
* Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), ein Studium ist ein Plus
* Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie digitale Grundsicherheit (CRM, Buchhaltungstools, Cloudlösungen)
* Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch
* Sehr gutes Selbstmanagement, strukturiertes Arbeiten – auch unter hoher Taktung
* Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich KI und Prozessautomatisierung
* Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verlässlichkeit
Benefits
Was dich bei Wonderwerk erwartet
* Ein inspirierendes und modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Wien
* Direkte Kommunikation und viel Eigenverantwortung
* Jahresbruttogehalt ab EUR 42.000 (All-In, Vollzeit, Überbezahlung abhängig von Qualifikation & Erfahrung)
* Zahlreiche Benefits: Jahreskarte Wiener Linien, Firmenrad, Teamevents, Fortbildungen u. v. m.
Unsere Performance-Kultur
Wonderwerk steht für Exzellenz, Gestaltungswille und konsequente Weiterentwicklung – auf individueller wie organisationaler Ebene.
Wir vertrauen auf Eigenverantwortung, kontinuierliches Lernen und konstruktives Feedback.
Wir arbeiten ambitioniert, fokussiert und mit dem Anspruch, unsere Kund:innen wie Kolleg:innen nachhaltig zu begeistern.
Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?
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Seniority level
* Associate
Employment type
* Full-time
Job function
* Administrative
Industries
* Professional Services
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