Das Bundesforschungszentrum für Wald (BFW) widmet sich allen Aspekten des Lebensraums Wald – in ökonomischer, ökologischer und sozialer Hinsicht und beschäftigt derzeit fast 400 Mitarbeiter:innen an fünf Standorten. Am Standort Wien – Schönbrunn ist ab sofort folgende Stelle zu besetzen:Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)Direktion & Recht | Teil- oder Vollzeit (20h-40h/Woche)
Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie internen und externen AnsprechpersonenOrganisation und Koordination des Büroalltags der Geschäftsführung (Terminmanagement, Reiseorganisation, professionelle Korrespondenz)Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen sowie Aufbereitung von Präsentationen und EntscheidungsunterlagenKoordination von abteilungsübergreifenden Abläufen sowie Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der GeschäftsführungOrganisation und Begleitung des Unterschriftenprozesses für Anträge, Verträge sowie projektbezogene Unterlagen inklusive Fristenmanagement und DokumentationPflege von Datenbanken und Verwaltung relevanter Unterlagen und DokumentationenEnge Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung sowie Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Agenden
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK oder vergleichbare Ausbildung) bzw. eine gleichwertige Qualifikation durch relevante Weiterbildung oder mehrjährige BerufserfahrungMehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung oder im öffentlichen DienstSehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie Affinität zu digitalen Planungs- und VerwaltungstoolsEigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und SelbstmanagementHohe Serviceorientierung, Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen InformationenAusgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im TeamInteresse an organisatorischen Abläufen sowie an präzisem und fristgerechtem ArbeitenSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Einen Arbeitsplatz in einer einzigartigen Umgebung in SchönbrunnEssenszuschuss, sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen VerkehrsmittelnEine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team mit Gleitzeit und der Möglichkeit, teilweise im Home-Office zu arbeitenGute Weiterbildungs- und EntwicklungsmöglichkeitenDie Entlohnung erfolgt nach der Gehaltstabelle für Vertragsbedienstete des Bundes und ist abhängig von der entsprechenden Qualifikation. Sie erfolgt in der Bewertungsgruppe v2/2. Das Mindestgehalt beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung EUR 2.862,30 brutto/Monat. In Abhängigkeit anrechenbarer Vordienstzeiten erhöht sich das Gehalt entsprechend der EntlohnungsstufeDie Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet mit der Option auf Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis
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