Ihr persönlicher Wirkungsraum:Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie Professor Michael Waibel und sein Team und führen Verwaltungsaufgaben rund um Budget, Lehre, Forschungsmanagement und Personal eigenständig durch. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie strukturieren gerne verschiedene Aufgabenstellungen und sind gut darin, diese zu priorisieren. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe kommunikative und soziale Kompetenz.Wir bieten flexible Arbeits- und Weiterbildungsmöglichkeiten und ein angenehmes, kollegiales Arbeitsklima. Das Team Professor Waibel besteht derzeit aus einem Postdoktorand und fünf Universitätsassistent*innen. Der Schwerpunkt unserer Forschung und Lehre liegt im Internationalen Recht und dem Wirtschaftsvölkerrecht.Das machen Sie konkret:SekretariatZentrale Schnittstelle für die Korrespondenz mit Studierenden, der Universität, Projektpartnern und dem Team (überwiegend auf Deutsch, und gelegentlich auf Englisch)Unterstützung in administrativen AngelegenheitenDatenpflege und AblagePersonalverwaltungReisemanagement, einschließlich KostenersätzenRessourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)Termin- und RaumkoordinationAufbereitung von BesprechungsunterlagenUnterstützung im Lehr- und ForschungsbetriebBearbeitung von Anfragen von StudierendenOrganisation von Prüfungen und NoteneintragungenAufbereitung von Materialien für E-LearningErstellen und Verwalten von Einträgen für Veröffentlichungen in DatenbankenUnterstützung bei der Einreichung von DrittmittelanträgenMitorganisation von Gastvorträgen und Tagungen BudgetverwaltungRechnungen und Honorarnoten per Q-Flow in SAPKontrolle der Ein- und AusgängeVerwaltung der Berufungs- und Drittmittel Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer LehrabschlussHohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit sowie Service- und LösungsorientierungKommunikationsgeschick und Behalten des ÜberblicksTeamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur WeiterbildungHervorragende Deutschkenntnisse sowie hohe schriftliche und mündliche AusdrucksfähigkeitGute EDV-Kenntnisse (MS Office)Von Vorteil sind:Erfahrung im BüromanagementKenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären VerwaltungErfahrung mit E-Learning, insbesondere MoodleSehr gute Englischkenntnisse (C1) Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Sicherheit: Wir bieten einen sicheren Arbeitsplatz, auch in Krisenzeiten, an der größten Forschungsinstitution Österreichs.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:Bewerbung über unser Jobportal – Button mit den folgenden Unterlagen:Motivationsschreiben (1 Seite)Lebenslauf (2 Seiten)Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikationen und Notenliste (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium)DienstzeugnisseNachweis Sprachkenntnisse (Deutsch und Englisch)Emails zweier Referenzgeber*innen, die über Sie Auskunft geben könnenBei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:[[Scarlett Ortner]][[ scarlett.ortner@univie.ac.at ]]Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 30.03.2026 Administration & Organisation Jetzt bewerben