About the African Cultural Foundation
The African Cultural Foundation is dedicated to promoting African culture, supporting African communities in Austria, and fostering cross-cultural understanding through various programs and events. We work with organizations and communities to uplift and empower Africans in Austria.
Administratives
Responsibilities
* Dokumenten Ablage verwalten und fur das nächste Jahr vorbereiten (Sichergehen, dass Dokumente in den richtigen Ordnern abgelegt sind, nicht doppelt etc.)
* Verwaltung von Mietverträgen, Dienstleistungs- & Projektverträgen
* Überblick über Versicherungen, Genehmigungen, Vereinsregisterauszüge
* Verwaltung von Arbeits- & Honorarverträgen
* Erstellung & Pflege von Dienstplänen, Abwesenheitslisten
* Materialverwaltung (Büro, Veranstaltungen, Technik)
* Kontaktpflege zu Kooperationspartner*innen, Lieferant*innen
* Organisation von internen Abläufen & Besprechungen
* Teilnahme an Vernetzungsformaten, Weiterbildungen
* Unterstützung bei Strategieentwicklung
Finanzielles und Budgetmanagement
* Kalkulationen fur die gesamte Organisation und einzelne
* Finanzielle Abstimmung mit dem Nia Empowerment Spaces
* Erstellung von Jahresbudgets fur die Organisation und projektbezogenen Budgets
* Kalkulation von Ausgaben: (Personal, Sachkosten etc.)
* Einhaltung von Richtlinien der Fördergeber (z. B. Kofinanzierung, förderfähige Kosten)
* Erstellung von detaillierten Projektbudgets inkl. Zeitbezug
* Entwicklung von Kostenartenplänen (nach Funktionen/Projekten)
* Anpassung des Budgets an logische Rahmenpläne (Logframe, Zielindikatoren)
* Zusammenarbeit mit Buchhaltung / Steuerberatung
Fundraising u. Kommunikation mit Fördergebern
* Entwicklung einer Fundraising-Strategie (kurz-, mittel- und langfristig)
* Analyse möglicher Finanzierungsquellen
* Zielgruppenanalyse: Wer fördert welche Themen?
* Aufbau eines Förderkalenders mit Deadlines
* Förderprogramme identifizieren & analysieren
* Förderbedingungen prüfen (Kriterien, Fristen, Kofinanzierung, Formate)
* Entwicklung von Projektideen, die zu Förderprogrammen passen
* Erstellung von Anträgen & Projektbudgets
* inkl. Zielen, Maßnahmen, Zeitplan, Wirkung & Evaluation
* Teilnahme an Fördertreffen, Netzwerktagen oder Projektbörsen
* Zwischenberichte & Endberichte verfassen (Inhalt + Finanzen)
* Finanzberichte & Verwendungsnachweise zusammenstellen (oft in Excel)
* Vorlagen für Budget, Projektbeschreibung, Kurzkonzept
* CRM-System (z. B. für E-Mail-Kontakte & Gesprächsprotokolle)
Projektmanagment
* Projektzyklus Management
* Zielgruppenanalyse, Stakeholder-Mapping, Gender- und Diversity-Perspektiven einbeziehen,
* Zieldefinition (z. B. nach SMART oder im Logframe),
* Projektstrukturplan entwickeln,
* Indikatoren zur Messung von Erfolg festlegen, Zeitplan (Gantt-Diagramm, Meilensteine),
* Ressourcen- und Rollenverteilung im Team,
* Projektteam führen und Aufgaben delegieren,
* Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen steuern,
* Monitoring (z. B. Fortschrittsberichte, Datenerhebung, Feedback),
* Berichte schreiben (für Fördergeber, intern, öffentlich),
* Externe oder interne Evaluation,
* Wirkung auf Zielgruppen bewerten (Outcome & Impact),
* Lessons Learned & Good Practices dokumentieren,
* Feedback für zukünftige Projekte ableiten,
Personalmanagment
* Stellenausschreibungen und Anforderungsprofile verfassen
* Strategie überlegen wie die Stelle beworben werden kann (Website, LinkedIn, Instagram, TikTok, Newsletter etc.)
* Interviews mit Bewerbern fuhren und die entsprechende Expertise einholen;
* Onboarding neuer Mitarbeiter*innen
* Regelmäßige Mitarbeitergespräche und Assessments
* Ermittlung des Personalbedarfs (z. B. Projektzeitraum, Stundenumfang)
* Einplanung von Personalkosten ins Projektbudget
* Auswahl nach fachlicher, persönlicher & diversitätsorientierter Passung
* ggf. Einbindung des Teams oder Vorstands in Auswahlprozess
* Aufsetzen von Arbeits- oder Honorarverträgen mit der Anwaltskanzlei
* Bereitstellung notwendiger Zugänge, Unterlagen und technischen Geraten
* Einführung in die Organisationswerte & Projekte
* Klärung von Zuständigkeiten, Prioritäten & Deadlines
* Identifikation von Fortbildungsbedarfen (z. B. Antirassismus, Projektmanagement, Kommunikation)
* Organisation oder Finanzierung von Schulungen, Trainings
* Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung im Verein fördern
* Abschlussgespräch führen/Feedback einholen & geben
Fachliche Qualifications
* Abgeschlossenes Studium im Bereich Non-Profit-Management, Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft, Public Management, Kulturmanagement oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Berufserfahrung im NGO-Bereich, idealerweise mit Leitungs- oder Projektverantwortung
* Fundierte Kenntnisse im Projektzyklusmanagement (inkl. Planung, Umsetzung, Monitoring, Evaluation)
* Erfahrung in der Erstellung und Verwaltung von Projektbudgets und im Umgang mit öffentlichen Fördermitteln
* Erfahrung mit Personalführung, Recruiting und Teamkoordination
* Sicherheit im Vertragswesen
* Versierter Umgang mit digitalen Tools (Microsoft Office/Excel (Pflicht), Google Workspace, CRM-Systeme (z. B. CiviCRM, Hubspot)
* Projekttools wie Trello, Asana, Notion
* Grundkenntnisse in Canva/WordPress von Vorteil
* Sprachliche Anforderungen:
Sehr gute Deutsch und Englishkenntnisse
* Persönliche Kompetenzen
* Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
* Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
* Hohe Sozialkompetenz, interkulturelle Sensibilität und Diversity-Kompetenz
* Verlässlichkeit, Diskretion, Konfliktlösungskompetenz und Durchsetzungsvermögen
* Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung (gelegentlich Abendtermine oder Wochenenden)
* Identifikation mit den Werten der Organisation (Empowerment, Antirassismus, Teilhabe)
Benefits
* Die Fähigkeit alleine zu arbeiten und in einem Home Office Setting
* Kreativität und Innovationsfähigkeit bei der Entwicklung von Veranstaltungskonzepten
* Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und flexible Arbeitszeiten zu akzeptieren, einschließlich Wochenenden und Abenden, wenn erforderlich
* Fließende Kenntnisse in Deutsch sind Voraussetzung, Englisch Kenntnisse sind von Vorteil