Ihr persönlicher Wirkungsraum:Als Organisationsassistent:in unterstützen Sie ihre Kolleg:innen des wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonals sowie Studierende am Department für Lithosphärenforschung und am Institut für Geologie der Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie der Universität Wien in sämtlichen administrativen Belangen. Sie sorgen für transparente interne Kommunikation und bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeiter:innen der erdwissenschaftlichen Subeinheiten, dem Dekanat und zentralen Dienstleistungseinrichtungen der Universität Wien, insbesondere DLE Personalwesen und Frauenförderung und DLE Finanzwesen und Controlling. Nach einer anfänglichen 1-jährigen Befristung kann die Stelle bei beidseitigem Einverständnis entfristet werden.Das machen Sie konkret:administrative Abwicklung von Personalagenden, insb. in Funktion des/der Zeitbeauftragteninterne Kommunikation sowie Kommunikation mit externen Partner:innenUnterstützung bei Onboarding/Offboarding von Mitarbeiter:innen und Gastforscher:innenadministrative Abwicklung von Recruiting-ProzessenDokumentationstätigkeiten und Pflege von Datenbankenadministrative Abwicklung von Rechnungen und Refundierungen sowie BudgetverwaltungMithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen und Meetingsallgemeine Sekretariatstätigkeiten inklusive Parteienverkehr und Posteingang/-ausgang Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Erforderliche Qualifikationen (Muss-Kriterien):abgeschlossene allgemeinbildende oder berufsbildende höhere Schule (AHS/HAK-Matura) oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Organisationsassistent:in bzw. gleichwertige QualifikationSehr gute schriftliche und mündliche AusdrucksfähigkeitUmfassende EDV-Anwender:innenkenntnisse (MS Office)Service- und lösungsorientierte, sorgfältige und zuverlässige ArbeitsweiseFähigkeit und Bereitschaft zu strukturiertem und eigenverantwortlichem ArbeitenKommunikations- und TeamfähigkeitSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftWünschenswerte Qualifikationen (Soll-Kriterien):Berufserfahrung auf dem Gebiet der PersonaladministrationSAP-Kenntnisse (oder Bereitschaft, sich diese rasch durch Fortbildung anzueignen)Hohe Bereitschaft zur Weiterbildung und stetiger WeiterentwicklungOffenheit für ein internationales, dynamisches, forschungsgeleitetes Arbeitsumfeld Das bieten wir Ihnen:Inspirierendes, dynamisches Arbeitsumfeld: Sie sind Teil eines internationalen Teams von Wissenschaftler:innen, administrativ-technischem Personal und Studierenden.Abwechslungsreiche Tätigkeit: Ihre Arbeitsaufgaben im universitären Umfeld sind vielseitig und unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen und sich persönlich weiterzuentwickeln.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.759,20 brutto (Vollzeit-Basis, gemäß KollektivvertragVwGr IIIa, Betrag per 1.1.2026, 14x pro Jahr) oder höher entsprechend nachgewiesener Berufserfahrung. So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer QualifikationWeitere Dokumente als Nachweis Ihrer Berufserfahrung und/oder andere NachweiseÜber unser Jobportal / Jetzt Bewerben-ButtonBei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Gerlinde Hablergerlinde.habler@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 20.04.2026 Administration & Organisation Jetzt bewerben