Zur Verstärkung des Teams in der Zentrale in 1120 Wien sucht KEEP BALANCE Beratungsservices ab sofort ein Organisationstalent für das Office- und Terminmanagement sowie als Projektassistenz.
Aufgaben
* Terminmanagement // Servicehotline (dt./engl.)
Du bist unsere Erstanlaufstelle, beantwortest Terminanfragen am Telefon und per Mail, kümmerst dich souverän um das Termin- und Kalendermanagement und fungierst als Schnittstelle zu unserem Beratungsteam.
* Officemanagement
Du trägst die Verantwortung für reibungslose Büroabläufe und kümmerst dich vorausschauend um unseren Büromaterialeinkauf oder die Lagerverwaltung. Du hast einen Sinn für Ordnung und machst regelmäßige Checks in unseren Beratungsräumen und kümmerst dich darum, dass man sich dort wohlfühlt.
* Administratives
Du kümmerst dich selbständig um die Wartung der Datenbank, um die Ablage und lässt keine Nachrichten unbeantwortet. Du unterstützt die Geschäftsbereichsleitung bei der Erstellung von Reports und Präsentationen oder bei der Vorbereitung von Kundenterminen. Für unser Online-Vortragsprogramm verantwortest du die Teilnehmeranmeldungen, den technischen Ablauf sowie das Feedbackmanagement.
* Projekte und Veranstaltungen
Infostände, Messen oder andere Veranstaltungen sind für dich eine willkommene Abwechslung vom Büroalltag? Du unterstützt uns sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Durchführung von Messeständen, Infoständen bei Kunden (z.B. im Rahmen von Gesundheitstagen) etc.
Wenn du zusätzlich eine der folgenden Kenntnisse mitbringst, kann dein Aufgabengebiet auch erweitert werden, z.B.:
* Du erstellst gerne Content für Social Media/LinkedIn, z.B. Texte für Postings oder kleine Videos?
* Du hast Freude daran, mit Canva und/oder InDesign einfache Layouts zu gestalten?
* Technik ist dein Ding und du kümmerst dich gerne um reibungslose Abläufe für das Team?
Du recherchierst gerne und möchtest dich bei der Erstellung von Konzepten oder unserem Vortragsprogramm einbringen?
Anforderungen
* abgeschlossene Ausbildung
* 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlicher Position
* sehr gute Deutschkenntnisse
* gute Englischkenntnisse von Vorteil
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
* Einfühlsame Kommunikation sowie sorgfältiges, verlässliches Arbeiten zählen zu deinen Stärken.
* Du bist ein Organisationstalent und überzeugst durch Lernbereitschaft, Engagement und Teamfähigkeit.
* Deine kundenorientierte Persönlichkeit und dein souveränes Auftreten zeichnen dich aus.
Wir bieten
* eine Arbeitsstelle mit langfristiger Perspektive in einem engagierten, freundlichen und wachsenden Team
* einen verantwortungsvollen, abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum und Raum für persönliche Entwicklung
* eine Arbeit mit Sinn
* flache Hierarchien, gutes Betriebsklima
* Arbeitszeiten nach Absprache (2 Nachmittage bis 18:00)
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