Die Österreichische Akademie der Ärzte ist eine Non-Profit-Dienstleistungsorganisation im ärztlichen Bildungsbereich. Zu unseren Kernkompetenzen zählen u. a. die Organisation ärztlicher Prüfungen, die Betreuung des Diplom-Fortbildungs-Programms (DFP) für Ärztinnen und Ärzte sowie die Durchführung medizinischer Fortbildungen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab 15. April 2026 eine/n
Allgemeine Assistenz (m/w/d)
Vollzeit (38 Wochenstunden)
Aufgaben
Office & allgemeine Administration
* Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags inkl. kleiner Backoffice-Tätigkeiten (Empfangs-, Küchen- und Besprechungsbereich, Nachschub/Verbrauchsmaterialien, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Abstimmung mit externer Reinigungsfirma)
* Büroorganisation inkl. Bestellungen (Büromaterial), Drucksorten, Aktenvernichtung u. Ä. sowie Druckadministration
* Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen (vorgelagerte Tätigkeiten für die Buchhaltung)
* Koordination und Einsatzplanung von Aushilfskräften
* Telefonvermittlung sowie Postein- und -ausgang inkl. Dokumentation
* Koordination von IT-Themen (Ticketbearbeitung etc.) in Zusammenarbeit mit dem externen IT-Partner
* Handkassa, Botendienste sowie Sitzungs-/Besprechungsbetreuung
* Vertretung/Unterstützung in der Assistenz der Geschäftsleitung (Termine, Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen)
Diplome (Notarzt, DFP - Vertretung/Unterstützung)
* Prüfung von Anträgen inkl. Nachweisen
* Urkundenerstellung inkl. Begleitdokumenten und Versand
* Beantwortung von allgemeinen Anfragen
Profil
Fachlich
* Berufserfahrung im Backoffice-/Assistenzbereich
* Erfahrung in telefonischer Kundenbetreuung und serviceorientierter Kommunikation
* Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office; Web; Ticket-/CRM-Systeme von Vorteil)
* Sorgfältige Arbeitsweise, idealerweise Erfahrung mit Zahlungs-/Rechnungsabläufen
Persönlich
* Strukturiert, verlässlich und diskret, auch bei hohem Anfrageaufkommen
* Freundliche, klare Kommunikation (Telefon/E-Mail)
* Lernbereit, engagiert und interessiert an digitalen Tools und Prozessen
* Hands-on-Mentalität: Sie sorgen mit Überblick und Pragmatismus dafür, dass das Büro "läuft".
Wir bieten
* Abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem kollegialen Team
* kurze Entscheidungswegen und wertschätzende Kommunikation
* Strukturierte Einschulung inkl. umfangreichem Onboarding-Programm
* Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
* Flexible Arbeitsbedingungen: Gleitzeitvereinbarung sowie zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
* Home-Office eingeschränkt möglich
* Moderner Arbeitsplatz in modernen Büroräumlichkeiten mit sehr guter öffentlicher Anbindung
* Zusatzleistungen: private Unfallversicherung sowie Unterstützung bei privater Krankenversicherung
* Mindestgehalt für diese Position: 32.000 € brutto/Jahr (14x). Je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überzahlung vorgesehen.
* Vollzeit Eintritt ab 15.04.2026
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