Office management

Aufgaben

Eigenverantwortliche Koordination und Umsetzung administrativer Abläufe im Büro des Rektors

Selbständige Begleitung und Abarbeitung kleinerer Projekte im administrativen und organisatorischen Bereich sowie in inhaltlich dem Rektor zugeordneten Themenbereichen

Unterstützung bei bereichsübergreifenden Aufgaben durch Recherche, strukturierte Aufbereitung und Dokumentation

Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und internen Terminen

Verwaltung und Abstimmung des Terminkalenders des Rektors sowie Koordination von Besprechungen

Organisation von Dienstreisen und Abwicklung der Reisekostenabrechnung

Allgemeine Büroorganisation sowie selbständige Erledigung der laufenden Korrespondenz

Mitwirkung in der Verwaltungstätigkeit von Beteiligungen und Tochterunternehmen

Administrative Unterstützung in Angelegenheiten der universitären Weiterbildung

Sprachkenntnisse

Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift zur Kommunikation in einem internationalen Umfeld

Vertrautheit mit der Struktur und den Abläufen der österreichischen Hochschul- bzw. Universitätslandschaft

Qualifikationen

Abgeschlossene schulische Ausbildung mit Matura (vorzugsweise HAK oder vergleichbare berufsbildende höhere Schule)

Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position

Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicheres Auftreten in der schriftlichen Kommunikation

Hohe Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise

Verlässlichkeit, Diskretion und ausgeprägte Teamfähigkeit

EEO-Anmerkung Die Paris Lodron Universität Salzburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und beim allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Kontakt

Mag. Waltraud Totschnig

Stv. Leitung Büro des Rektors

waltraud.totschnig@plus.ac.at

+43662-80442003

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