Aufgabengebiet
* Du übernimmst die administrative Koordination des BAG-Vorsitzjahres des Österreichischen Roten Kreuzes ab Juli 2026.
* Organisation, Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung der monatlichen Vorstandssitzungen, der Klausur im Herbst 2026 und der Hauptversammlung 2027 gehören ebenso dazu (inkl. Einladungen, Abstimmungen, Raum- und Teilnehmermanagement sowie hybrider Formate).
* Als Schnittstelle arbeitest du eng mit internen Fachgruppen (Soziales, Migration, Pflege), der Bereichsleitung, dem Präsidium und externen BAG-Gremien zusammen.
* Die Planung und Unterstützung der fachlichen Arbeitsgruppen sowie der Vorsitzführung liegt in deiner Verantwortung, insbesondere in der Terminplanung, der Abstimmung von Arbeitsständen und bei gemeinsamen Aktivitäten.
* In laufender Abstimmung mit der Presse- und Kommunikationsabteilung koordinierst du Termine, Aussendungen und öffentlichkeitswirksame Maßnahmen.
* Protokollführung, Nachverfolgung von Beschlüssen und To-dos sowie die strukturierte Dokumentation relevanter Prozesse zählen zu deinen Aufgaben.
* Du pflegst interne Verteiler und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss sowie gut aufbereitete Arbeitsunterlagen.
* Die Vorbereitung von Unterlagen für Sitzungen, Veranstaltungen und externe Termine rundet dein Aufgabenprofil ab.
* Während des gesamten Vorsitzjahres stellst du einen reibungslosen organisatorischen Ablauf sicher.
Profil
* Abgeschlossene kaufmännische, organisatorische oder verwaltungsnahe Ausbildung (z. B. HAK, Studium FH/Uni mit Organisations-, Sozial- oder Verwaltungsbezug von Vorteil)
* Erfahrung oder Kenntnisse im Pflege- oder Sozialbereich von großem Vorteil
* Kenntnisse der sozial- und gesellschaftspolitischen Landschaft in Österreich (z. B. Wohlfahrtssystem, relevante Akteur:innen, Verbände, Stakeholder) von großem Vorteil
* Erfahrung in Projektkoordination, Veranstaltungsorganisation oder administrativer Unterstützung von Gremien von Vorteil
* Sehr gute organisatorische und strukturierende Fähigkeiten
* Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Zusammenarbeitstools
* Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch sowie professioneller Umgang mit formeller Korrespondenz
* Hohe Organisations- und Koordinationskompetenz
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
* Teamfähigkeit und Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit
Wir bieten
* Abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in einer der größten humanitären Organisationen in einem dynamischen Team
* Verantwortungsvolle Tätigkeit mit Sinn und Gestaltungsspielraum
* Teilzeitanstellung im Ausmaß von 20 Std./Woche, in Gleitzeit mit Möglichkeit für Home-Office
* Mindestbruttogehalt bei Vollzeit von monatlich € 2.804,90 eine Überzahlung ist je nach Vorerfahrung möglich
* Ausgezeichnete öffentliche Anbindung und zentrale Lage in 1040 Wien
* Vergünstigte Mittagsmenüs (vegan/vegetarisch/Fisch/Fleisch) und Gratiskaffee aus der hauseigenen Kantine
* Nachhaltig unterwegs: gestütztes Öffi-Ticket (monatlicher Zuschuss)
* Genieße eine bezahlte Pause – wir honorieren deine Erholung während der Arbeitszeit
* Der 24.12. und 31.12. sind bei uns bezahlte freie Tage - für mehr Zeit mit den Liebsten!
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