Office Manager:in (m/w/d) WienEffiziente Steuerung komplexer Office‑Abläufe mit hoher ServiceorientierungProaktive Unterstützung eines reibungslosen TagesbetriebsAbout Our ClientMichael Page zählt weltweit zu den führenden Beratungen für qualifizierte Fach- und Führungskräfte. Für unseren Kunden, ein Unternehmen, das für Professionalität, Verlässlichkeit und exzellente Dienstleistung steht, suchen wir zur Stärkung der internen Strukturen eine Persönlichkeit, die Organisation auf höchstem Niveau lebt und ein erstklassiges Arbeitsumfeld ermöglicht.Job DescriptionSouveräne Steuerung des gesamten Office ManagementsEntwicklung, Pflege und kontinuierliche Optimierung aller Büroprozesse (Ablage, Abrechnung, Workflow-Standards)Sicherstellung eines professionellen, reibungslosen Büro- und InfrastrukturablaufsVerwaltung aller Bürobestellungen, Kostenkontrolle sowie Optimierung des BetriebsmittelverbrauchsPostfachbetreuung und professionelle Repräsentation als erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innenUmfassende administrative VerantwortungPräzise Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und internen VeranstaltungenVorbereitende Buchhaltung, Kreditkarten- sowie ReisekostenabrechnungBetreuung der deutschlandweiten TelefonzentraleDokumentenmanagement, Vertragsunterlagen, Rechnungsfreigaben und BestellprozesseInfrastruktur und DienstleistermanagementÜberwachung der gesamten Office-Infrastruktur inklusive Instandhaltung, Reparaturen, Mängelmanagement und NachkontrollenKommunikation, Steuerung und Angebotsverhandlung mit externen DienstleisternVerantwortung für Zutrittsverwaltung und technische AusstattungOn-site IT-Schnittstelle für Hardware sowie Begleitung von Software-ProblemlösungenPeople und OperationsOnboarding neuer Mitarbeiter:innen inklusive BrandschutzunterweisungOffboarding-Prozesse inklusive Übergaben und DokumentationOrganisation und Weiterentwicklung interner Abläufe in enger Zusammenarbeit mit internationalen Fachbereichen (Finance, HR, IT, Marketing)Sicherheit, Events und FuhrparkVerantwortung für Arbeitssicherheit, Erste Hilfe und BrandschutzPlanung, Durchführung und Nachbereitung von internen Events inklusive BudgetverwaltungFuhrparkmanagement und Koordination aller dazugehörigen ProzesseThe Successful ApplicantAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung im Office Management oder einer AssistenzfunktionAusgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe EigenverantwortungProfessionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und ein natürlicher Sinn für ServicequalitätSehr gute Deutsch- und EnglischkenntnisseSicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen ToolsFreude daran, ein Umfeld zu gestalten, in dem Effizienz und Professionalität spürbar werdenWhat's on OfferEine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem internationalen, professionellen UmfeldEin wertschätzendes, kollegiales Team mit klaren StrukturenModerne Büroräumlichkeiten im Herzen WiensWeiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der PageGroupFlexible Arbeitszeiten und attraktive BenefitsJahresbruttogehalt ab € 45.000, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach ErfahrungContact: Heiko Heil-KueffnerQuote job ref: JN