An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!
Referent:in (m/w/d)
* Bewerbungsfrist: 05.01.2026
* Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 37.788,79
* Verwendungsgruppe: IIIa
* Wochenstunden: 20 h/W
* Befristung: 2 Jahre
* Dienstbeginn: Ehestmöglich
* Anstellungsdauer: Befristet
* Administrative Personalangelegenheiten (dekanatsseitige Betreuung von administrativen Personalangelegenheiten und Stellenausschreibungen, Prozessmonitoring)
* Dokumentation von Personalangelegenheiten
* Fakultätsseitige Betreuung von Habilitations- und Berufungsverfahren (Vorbereitung, Nachbereitung sowie Teilnahme an den Sitzungen inkl. Unterstützung beim Verfassen der Unterlagen)
* Unterstützung im Dekanat (z.B. Berichte für die Fakultätsleitung, Dokumentation unterschiedlicher Agenden, IT-Unterstützung z.B. bei Online-Konferenzen)
* Abschluss auf Maturaniveau (AHS- bzw. BHS-Abschluss) oder Abschluss einer vergleichbaren kaufmännischen Ausbildung mit Berufserfahrung
* Abgeschlossenes Studium im Bereich Geistes- oder Sozialwissenschaften (Bachelorniveau) (wünschenswert) sowie großes Interesse für die Themen einer Geisteswissenschaftlichen Fakultät
* Ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
* Sehr gute MS Office Kenntnisse und jedenfalls die Bereitschaft, sich sehr gut in unterschiedliche Tools einzuarbeiten (z.B. ePAS+, Sharepoint)
* Mehrjährige administrative Erfahrung (z.B. Office Manager:in, Referent:in oder als Assistent:in in der Verwaltung) sowie mehrjährige Erfahrung im Parteien-/ Kund:innenverkehr bzw. mit Beratungstätigkeiten
* Erfahrung mit der Führung von Protokollen sowie Organisations- und Dokumentationstätigkeiten
* Erfahrung im bzw. Einblick in den Universitätsbereich (wünschenswert)
* Teamfähigkeit, Serviceorientierung sowie umfassende Weiterbildungsbereitschaft
* Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie Präsentationskompetenz, Eigeninitiative und selbstständige Recherchefähigkeit
* Organisationsfähigkeit und Genauigkeit, Prozess- und Projektmanagement-Kompetenz
* Reflexionsfähigkeit und Stressresistenz, Verschwiegenheit
* Hohe inhaltliche und zeitliche Flexibilität (Sitzungstermine) sowie Zeitmanagement-Kompetenz
* Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
* Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
* Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
* Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
* Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
* Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 37.788,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
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