Westend Production ist ein etabliertes Unternehmen im Veranstaltungs- und Produktionsbereich. Zur Verstärkung unseres Backoffice-Teams suchen wir eine organisierte, kommunikationsstarke und verlässliche Persönlichkeit für Personalorganisation, allgemeine Administration und Assistenzaufgaben.
Personal- & Einsatzorganisation
* Erfassung und Bearbeitung von Personalbestellungen
* Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Dienstplänen
* Kommunikation mit Mitarbeiter:innen zu Einsätzen, Änderungen und Rückfragen
* Crew Check-in bei größeren Veranstaltungen inkl. Vor-Ort-Kontrollen
* Einholen und Dokumentation von Urlaubs- und Krankenmeldungen
* Erfassung und Kontrolle von Arbeitszeiten
* Führen von Bewerbungsgesprächen
* Zusammenarbeit mit fallweisen Beschäftigten inkl. Durchführung der notwendigen Aviso‑Meldungen
Administrative & organisatorische Tätigkeiten
* Führen von Kundengesprächen zur Einholung von Feedback und Sicherung der Servicequalität
* Organisation von persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitsmitteln
* Erstellung, Ausgabe und Rücknahme von Lieferscheinen
* Projektbezogene digitale Ablage (Scan, Synchronisation)
Assistenz der Geschäftsführung
* Unterstützung in der Termin- und Kalenderverwaltung
* Vorbereitung von Unterlagen und Abrechnungen
* Einholung und Vergleich von Angeboten
* Organisation interner Besprechungen und Meetings
Anforderungen
* Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in Excel, Outlook und allgemeinen Office‑Anwendungen
* Englischkenntnisse auf B2-Niveau
* Teilzeit 30-35 Stunden/Woche
* Bereitschaft zur Rufbereitschaft an Wochenenden
* Führerschein Klasse B
Vergütung
* Vollzeitbasis: € 2.400 brutto (40h) — Teilzeit aliquot
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