Overview
Das Serviceportal Schwarze Brett der Österreichischen HochschülerInnenschaft
Online seit: 10.06.2026
Ablaufdatum: 22.07.2026
vienna communications ist das Contact Center für anspruchsvolle Service-Anliegen im öffentlichen und privaten Bereich. Wir verbinden Contact Center, tiefgehendes Prozessverständnis, Technik und Betrieb zu integrierter KundInnen-Kommunikation. Von der Analyse über Beratung bis zum 24/7-Betrieb. Menschlich, technologisch, skalierbar. Wir verbinden persönliche Betreuung mit moderner Technologie. Eine modulare Omnichannel-Architektur bündelt alle relevanten Kanäle in einer zentralen Plattform. Dabei setzen wir KI-Tools gezielt ein. Im Service-Center unterstützen sie u.a. die Gesprächsführung und die automatisierte Bearbeitung wiederkehrender Themen. Gleichzeitig nutzen wir KI-Lösungen zur Optimierung von Business Prozessen über den KundInnenservice hinaus: etwa für Prozessanalysen, Prognosen, Qualitätssicherung und die datenbasierte Steuerung von Abläufen.
Als KI & IT Operations Assistant arbeitest du direkt mit dem Leiter Technologie & Innovation an der praktischen Einführung und Umsetzung von KI im Unternehmen. Dein Fokus ist nicht Theorie, sondern konkrete Umsetzung im Alltag: Automatisierung, Integration und produktiver Einsatz von KI in bestehenden Systemen.
Rolle
Du bewegst dich an der Schnittstelle von IT Operations, Automatisierung und KI.
* 60 % KI & Automatisierung
* 40 % IT Operations & Systemverständnis
* Ziel: konkrete Use Cases identifizieren, umsetzen und produktiv etablieren
Aufgaben
* KI Integration & Automatisierung
Umsetzung von KI Use Cases in bestehenden Prozessen (z. B. M365, interne Tools)
* Aufbau und Weiterentwicklung von Bots (Copilot Studio) und Workflows (Power Automate Flows)
* Erstellung und Optimierung von Prompts, Automatisierungen und Anwendungsszenarien
* Unterstützung bei Integration von KI über APIs und bestehende Systeme
* Mitarbeit bei PoCs und Pilotprojekten (inkl. Test & Dokumentation)
* Microsoft 365 & Plattformen: Einsatz und Weiterentwicklung
* IT Operations & Systemverständnis: Unterstützung bei IT-relevanten Fragestellungen, Analyse bestehender Systeme und Prozesse (inkl. Automatisierungspotenziale)
* Mitarbeit bei Berechtigungen, Setups und einfachen Integrationen
* Schnittstelle zwischen IT, Fachbereich und externen PartnerInnen
* Security & Governance: Mitwirkung bei sicherer Einführung und Nutzung von KI-Lösungen
Dokumentation und Governance
* Datenschutz (DSGVO) im Kontext von KI-Nutzung
* Zugriffskonzepte und Berechtigungen
* Sicherer Umgang mit Prompts und sensiblen Daten
* Dokumentation von Use Cases und Datenflüssen
* Unterstützung bei der Etablierung interner Richtlinien und Best Practices für KI
Erste konkrete Ziele
* Aufbau von ersten produktiven KI-Lösungen, z.B. Self-Service Bots, interne IT / Prozess-Auskunft
* Bots für Selbstbeauskunftung (z.B. Mitarbeiter- oder Prozessdaten)
* Unterstützung von Controlling-Prozessen (Reporting, Datenaufbereitung)
* Umsetzung von ersten Power Automate Flows zur Prozessautomatisierung
* Integration von Copilot in konkrete Arbeitsabläufe (Dokumentation, Analyse, Kommunikation)
* Identifikation und Umsetzung von 2–5 konkreten KI Use Cases im Unternehmen
Zusammenarbeit & Umfeld
* Enge Zusammenarbeit mit dem Team Technologie & Innovation
* Abstimmung mit IT, Fachbereichen und externen Partnern
* Unterstützung bei Schulungen, Präsentationen und internen Unterlagen
Entwicklung & Weiterbildung
Verfolgung neuer Entwicklungen im Microsoft KI Ökosystem; Aufbereitung relevanter Neuerungen für das Team; kontinuierlicher Kompetenzaufbau im Bereich KI & Automatisierung
Dein Profil
Must-have
* abgeschlossene IT-Ausbildung
* gute IT-Basiskenntnisse (Systeme, Netzwerke, Cloud, Tools)
* praktische Erfahrung mit: Microsoft 365 (inkl. Copilot von Vorteil), KI Tools (z.B. OpenAI, Claude, Gemini), Verständnis für Prozesse, Daten und Automatisierung
* hohe Lernbereitschaft und Interesse an KI
* Hands-on Mentalität (Umsetzung statt nur Konzept)
* strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
* Freude daran, Neues zu lernen und umzusetzen
Nice-to-have
* Erfahrung mit Power Automate (Flows)
* Copilot Studio / Bot-Plattformen
* Grundverständnis von APIs oder Integrationen
* Erfahrung im Projekt- oder Innovationsumfeld
* Erfahrung mit hybriden IT-Landschaften
Wichtig zu wissen
* Kein klassischer 1st-Level Support Job
* Kein reiner Developer Job, Fokus liegt auf Umsetzung, Integration und Automatisierung im realen Betrieb
* Du arbeitest direkt im Team für Technologie & Innovation; keine disziplinarische oder strategische Letztverantwortung
* Klare Aufgaben, Prioritäten und fachliche Begleitung; Möglichkeit für Weiterentwicklung
Wir bieten
* Einstieg in zukunftsrelevantes Themenfeld (KI & Innovation)
* Enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Technologie Lead
* Strukturierte Einarbeitung und kontinuierliches Lernen
* Ziel ist, dass du dich innerhalb von 12–24 Monaten zu einem KI Integration Specialist entwickelst
* Konkrete Use Cases statt theoretischer Konzepte
* Flexible Arbeitsmodelle (Hybrid)
* Kollegiales Umfeld mit Fokus auf Qualität statt Aktionismus
* Einen wunderschönen Arbeitsplatz in unmittelbarer Nähe der U2 und Prater
Gehalt
Für diese Position gilt ein Monatsbruttogehalt ab 3.200 €, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung.
Vertragsdaten
* Vertragsart: Unbefristeter Dienstvertrag
* Stundenanzahl: 40 h/Woche
Hinweise
Interesse? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf unter: viennacommunications.com/job/ki-it-operations-assistant/
#J-18808-Ljbffr