Overview
Join to apply for the Assistent*in - Fachbereich Digitalisierung und IMS role at City of Vienna
Wir haben das klare Ziel: unser Wien tagtäglich zu einer lebens- und liebenswerten Stadt zu machen, in der sich jede*r Bewohner*in in gleichem Maße und bei gleicher Qualität auf unsere Leistungen und Services verlassen kann. Dazu brauchen wir Sie!
Wir bieten rund 500.000 Wiener*innen in 1.800 Gemeindebauten ein Zuhause. 220.000 Gemeindewohnungen, 5.000 Lokale und über 47.000 Garagen- und Abstellplätze werden von uns verwaltet, saniert, errichtet und bewirtschaftet. Als größte kommunale Hausverwaltung Europas schaffen wir seit über 100 Jahren leistbaren und qualitätsvollen Wohnraum. Unser Auftrag: Genial sozial. Und genau hier kannst Du dabei sein. Bist Du die Zukunft für den Gemeindebau?
Ihr Aufgabengebiet
* Sie unterstützen die Fachbereichsleitung Digitalisierung & IMS in organisatorischen und in administrativen Belangen
* Sie arbeiten operativ, administrativ und inhaltlich in Projekten mit
* Sie übernehmen die Schnittstellenfunktion in allen internen und externen Angelegenheiten
* Sie erstellen sowohl standardisierte als auch ad-hoc Auswertungen und analysieren diese im Auftrag der Fachbereichsleitung
* Sie wirken an koordinationsübergreifenden Projekten mit
* Sie erfassen Projekte und Vorhaben in SAP und setzen Anpassungen von budgetären Änderungen um
* Sie sind verantwortlich für die laufende monatliche Rechnungskontrolle von beauftragten Berater*innen samt monatlichem Controlling, Prüfung in SAP sowie der Aufbereitung für die Fachbereichsleitung Digitalisierung & IMS
* Sie organisieren Meetings, Sitzungen, (konzernübergreifende) Klausuren und bereiten div. Unterlagen und Dokumente vor
Ihr Profil
* Sie verfügen über eine absolvierte Reifeprüfung (z.B. HAK, AHS) oder eine gleichwertige Ausbildung, wie z.B eine abgeschlossene Lehre als Bürokauffrau/-mann bzw. Verwaltungsassistenz, oder eine gleichwertige Ausbildung, wie z.B. Handelsschule und haben mindestens 6 Jahre fachlich einschlägige Berufserfahrung
* Sie legen die Dienstausbildung für Verwaltung/Administration Sachbearbeitung spezialisiert innerhalb der vorgeschriebenen Frist positiv ab
* Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Supportfunktion
* Sie haben bereits aktiv in Projekten mitgearbeitet und bringen sich engagiert in neue Themenfelder ein
* Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in der Projektarbeit
* Sie bringen Berufserfahrung im Kund*innenverkehr mit und handeln stets serviceorientiert
* Sie weisen sehr gute EDV-Kenntnisse (insb. MS Office, Terminverwaltungssysteme, SAP, Pipe, Alfresco, confluence Fabasoft) auf
* Sie arbeiten gerne im Team und besitzen ein ausgeprägtes Kommunikations- sowie Organisationstalent
* Sie haben Erfahrung im Erstellen von Schriftstücken, der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, der Aktenführung, der Termin- und Kalenderkoordination, der Postverwaltung sowie der Besprechungsorganisation
* Sie denken über den Tellerrand hinaus und tragen mit Ihren Ideen zur Weiterentwicklung von Prozessen bei und sind bereit, sich persönlich und fachlich kontinuierlich weiterzuentwickeln
* Sie erledigen Ihre Aufgaben mit äußerster Sorgfalt und Genauigkeit
* Sie sind bereit Mehrdienstleistungen zu erbringen
Unser Angebot
* Unbefristete Anstellung in Vollzeit (40 Wochenstunden)
* Es wird Ihnen ein krisensicherer Arbeitsplatz mit einem funktionsbezogenen Gehalt und flexiblen Arbeitszeiten mit der Option auf Homeoffice geboten
* Neben umfassenden Weiterentwicklungsmöglichkeiten erwartet Sie ein angenehmes Betriebsklima in einem modern ausgestatteten Bürogebäude mit einer guten öffentlichen Anbindung
Ein Einstiegsgehalt von 3.019,60 Euro brutto monatlich (40 Wochenstunden, 14x jährlich). Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten kann sich ein höheres Gehalt ergeben.
Text zur Gleichbehandlung/Frauenförderung
Wir möchten den Anteil an Frauen in diesem Berufsfeld erhöhen und laden daher besonders Frauen zur Bewerbung ein. Es gelten die Bestimmungen des Wiener Gleichbehandlungsgesetzes.
Kontakt
Unternehmung Stadt Wien - Wiener Wohnen
Rosa-Fischer-Gasse 2, 1030 Wien
Tel.: +43 05 75 75 75
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Seniority level
* Mid-Senior level
Employment type
* Full-time
Job function
* Administrative
* Industries
#J-18808-Ljbffr