Mitarbeiter:in Verwaltung (m/w/d) ab EUR 2.812 brutto Einkommensband 5 ab 1.6.2025 Vollzeit Das Aufgabengebiet * Sie betreuen die externe und interne Kommunikation der Dienststelle (Outbound, Inbound): Dazu zahlen die Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, samt Aufbereitung wichtiger Anrufinformationen fur Vorgesetzte, die tagliche Verwaltung der E Mail und Post Korrespondenzen samt fristgerechter Bearbeitung, Beantwortung sowie strukturierter Ablage. * Sie sind verantwortlich fur die ordnungsgemase Aktenverwaltung im internen (elektronischen) Akt, dazu gehoren die formale Protokollierung, die Organisation von Papier und Digitalarchiven und Datenbankpflege. * Sie koordinieren Termine bzw. stimmen Kalender mit internen und externen Partner:innen ab und bereiten Besprechungen organisatorisch vor. * Sie organisieren und verwalten den Bedarf an Buromaterial sowie deren Lagerhaltung, fuhren Bedarfsermittlung und Bestellung durch. * Sie fuhren Auswertungen durch, recherchieren Daten und Grundlagen, bereiten diese auf (z.B. Zusammenfassung, Tabellen) und beschaffen Informationen. * Sie erstellen Reports und bereiten Prasentationen, Datenanalyse und Visualisierung vor bzw. unterstutzen bei der Erstellung. * Sie sind verantwortlich fur Schreibtatigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerke etc.), fuhren Korrektur, Formatierung und Versand wichtiger Schreiben durch. Ihr Profil * Lehrabschlussprufung oder Fachschulabschluss oder gleichwertige Ausbildung oder 6 Jahre einschlagige Berufserfahrung (kaufmannischer Bereich) * hohe Kommunikationsfahigkeit * ausgezeichnete Rechtschreib und Grammatikkenntnisse * sehr gute Englischkenntnisse * sehr gute MS Office Kenntnisse * selbstsicheres und freundliches Auftreten * gepflegtes Erscheinungsbild * Organisations, Planungs und Koordinationsfahigkeit * zuverlassige und genaue Arbeitsweise * Belastbarkeit und Flexibilitat * Diskretion Unsere Benefits * 60% Zuschuss zum Klimaticket Salzburg oder Fahrtkostenzuschuss * sehr gute Anbindung an das offentliche Verkehrsnetz * 6. Urlaubswoche ab dem 43. Geburtstag * faire Bezahlung * Diversitat, Chancengleichheit, Frauenforderung und Wertschatzung * sinnvolle und vielseitige Aufgaben fur die Menschen in der Stadt * krisensicherer Arbeitsplatz * umfassende Aus und Weiterbildungsmoglichkeiten * Unterstutzung fur Ihre Gesundheit (Yoga, Pilates, Kraftigung etc.) * attraktive eigene Krankenversicherung * betriebseigene Kantine zu gunstigen Konditionen Was sonst noch wichtig ist * Bewerbungsfrist: 14.5.2025 * Die genaue Gehaltseinstufung ist abhangig von den anrechenbaren Vordienstzeiten. * Ihr Dienstort befindet sich in der: Schwarzstrase 44 * Bitte beachten Sie, dass kein Ersatz fur etwaige Vorstellungskosten erfolgen kann. * Die Stadt Salzburg empfiehlt aufgrund des Frauenforderplanes besonders Frauen, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden Bewerberinnen bevorzugt aufgenommen. Sie haben Fragen