Das Bundesforschungszentrum für Wald (BFW) widmet sich allen Aspekten des Lebensraums Wald – in ökonomischer, ökologischer und sozialer Hinsicht und beschäftigt derzeit fast 400 Mitarbeiter:innen an fünf Standorten. Am Standort Wien – Schönbrunn ist ab sofort folgende Stelle zu besetzen:
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Direktion & Recht | Teil- oder Vollzeit (20h-40h/Woche)
* Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie internen und externen Ansprechpersonen
* Organisation und Koordination des Büroalltags der Geschäftsführung (Terminmanagement, Reiseorganisation, professionelle Korrespondenz)
* Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen sowie Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
* Koordination von abteilungsübergreifenden Abläufen sowie Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Geschäftsführung
* Organisation und Begleitung des Unterschriftenprozesses für Anträge, Verträge sowie projektbezogene Unterlagen inklusive Fristenmanagement und Dokumentation
* Pflege von Datenbanken und Verwaltung relevanter Unterlagen und Dokumentationen
* Enge Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung sowie Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Agenden
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK oder vergleichbare Ausbildung) bzw. eine gleichwertige Qualifikation durch relevante Weiterbildung oder mehrjährige Berufserfahrung
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung oder im öffentlichen Dienst
* Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie Affinität zu digitalen Planungs- und Verwaltungstools
* Eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Selbstmanagement
* Hohe Serviceorientierung, Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
* Interesse an organisatorischen Abläufen sowie an präzisem und fristgerechtem Arbeiten
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Einen Arbeitsplatz in einer einzigartigen Umgebung in Schönbrunn
* Essenszuschuss, sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
* Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team mit Gleitzeit und der Möglichkeit, teilweise im Home-Office zu arbeiten
* Gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
* Die Entlohnung erfolgt nach der Gehaltstabelle für Vertragsbedienstete des Bundes und ist abhängig von der entsprechenden Qualifikation. Sie erfolgt in der Bewertungsgruppe v2/2. Das Mindestgehalt beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung EUR 2.862,30 brutto/Monat. In Abhängigkeit anrechenbarer Vordienstzeiten erhöht sich das Gehalt entsprechend der Entlohnungsstufe
* Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet mit der Option auf Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis
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