An der Medizinischen Universität Wien ist an der Universitätsklinik für Allgemeinchirurgie / Klinische Abteilung für Transplantation mit der Kennzahl: 201/26 eine Stelle eines:einer vollbeschäftigten Sekretär:in der Abteilungsleitung (gemäß Kollektivvertrag – Verwendungsgruppe IIIa) voraussichtlich mit 20. April 2026 (befristet bis 31. März 2028 mit der Option auf Verlängerung) zu besetzen.
Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt derzeit Euro 2.759, -- brutto (14x jährlich) und kann sich eventuell auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen sowie sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.
Aufgaben und Tätigkeiten
* Organisation und Koordination:
* Zentrale Schnittstelle zwischen Ärzt:innen, Pflege, Verwaltung und Patient:innen
* Terminmanagement des Abteilungsleiters (Ambulanz, OP-Planung, Meetings, Lehrveranstaltungen, Kongresse)
* Planung von Besprechungen, Events, Fortbildungen, Kongressen und Workshops
* Dokumentation und Ablagemanagement
* Organisation von Unterlagen für OPs, Ambulanzen, Forschung und Lehre
* Personalverwaltung (Kongresse, Urlaube, Forschungszeit, Abwesenheiten)
* Korrespondenz und Kommunikation:
* Professionelle E-Mail- und Telefonkommunikation (intern & extern)
* Ansprechpartner:in für Studierende, Patient:innen und Kooperationspartner
* Vorbereitung von Protokollen und Briefen
* Rechnungswesen & Budget
* Abwicklung von Dienstreisen
* Unterstützung bei Budgetverwaltung und Drittmittelprojekten
* Mitwirkung bei Abrechnungen und Kostenstellenverwaltung
* Forschung, Lehre
* Unterstützung bei Forschungsprojekten und Anträgen
* Organisation von Studien, Meetings und wissenschaftlichen Events
* Koordination von Anfragen für das PJ und Fellowships/Observerships
Anstellungserfordernisse und gewünschte Qualifikationen
* Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
* Verständnis für medizinische Abläufe
* Betriebswirtschaftliches Verständnis
* Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Kommunikative Kompetenz, hohe Serviceorientierung und freundliche teamorientierte Arbeitsweise
* Gute EDV-Kenntnisse (MS Office, KIS, AKIM, Datenbanken)
* Bereitschaft zur Weiterbildung
* Multitaskingfähigkeit, Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behinderten-vertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter https://br-ap.meduniwien.ac.at/en/ueber-uns/behindertenvertrauenspersonen/.
#J-18808-Ljbffr