Executive Assistant / Assistent:in der Geschäftsleitung
In Wien suchen wir dich in Vollzeit unbefristet als Executive Assistant (all genders) bei Arval Austria. In dieser Position spielst Du eine entscheidende Rolle dabei, reibungslose Abläufe sicherzustellen, strategische Ausrichtungen zu unterstützen und die erfolgreiche Umsetzung wichtiger Initiativen zu gewährleisten. Deine Fähigkeit vorausschauend zu handeln, Prioritäten zu setzen und klar zu kommunizieren, ist entscheidend, um unseren Geschäftsführer und das Executive Team dabei zu unterstützen, den Fokus auf das Wachstum des Unternehmens zu bewahren.
ARVAL ÖSTERREICH: WER WIR SIND
Seit mehr als 20 Jahren begleiten wir unsere Kund:innen mobil: Mit Full-Service-Leasing, modernem Fuhrparkmanagement & Consulting sowie flexiblen und sorgenfreien Mobilitätslösungen. Als Teil der internationalen BNP Paribas Gruppe gestalten unsere Mitarbeitenden alle Aspekte der Mobilität für unsere Kund:innen in einer Welt im Wandel. Wie wir das schaffen? Mit starkem Teamspirit, viel Freude an dem, was wir täglich tun und einer großen Portion Leidenschaft für das Thema „nachhaltige Mobilität“.
BNP PARIBAS: UNSERE WERTE
Bei BNP Paribas duzen wir uns gegenseitig. Wir leben Vielfalt, Teamgeist und Nachhaltigkeit. Bei uns findest du einen sicheren Arbeitsplatz, viel Gestaltungsfreiraum und eine passende berufliche Lösung für deine individuelle Lebenssituation. Wir sind die führende Bank der Europäischen Union. Wir sind die „World’s Best Bank for Sustainable Finance 2023“ (Euromoney). Wir sind Top Employer 2024. Wir sind: Die Bank für eine Welt im Wandel.
AUFGABEN UND VERANTWORTUNG: DAS ERWARTET DICH
1. Du organisierst professionell und effizient lokale, regionale und internationale Meetings für unseren General Manager und stellst sicher, dass alle notwendigen Unterlagen und Präsentationen termingerecht zur Verfügung gestellt werden.
2. Du bist für das Travel Management - von der Freigabe, über Planung bis zur Abrechnung von Reisen unserer Geschäftsführung und Mitarbeiter:innen - verantwortlich.
3. Du bist der Owner der Travel Policy und stellst sicher, dass diese eingehalten wird und den Vorgaben der Gruppe sowie lokalen, gesetzlichen Anforderungen entspricht.
4. Du organisierst Geschäftsunterlagen und stellst sicher, dass diese aktuell sind (z.B. Eintragungen ins Firmenbuch, Firmenbuchregister).
5. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, deren Konsolidierung und stellst sicher, dass diese up-to-date sind.
6. Du kannst Daten ansprechend aufbereiten und bist es gewohnt, diese zu analysieren.
7. Du arbeitest genau, verlässlich und verschwiegen und kannst mit sensiblen Informationen professionell umgehen.
8. Du unterstützt in Meetings mit effizienten Meeting Minutes, Vor- und Nachbereitung sowie Follow-up von Action Items.
9. Du unterstützt auch bei ad-hoc Anfragen/Aufgaben, um unvorhergesehene Herausforderungen oder Aufgaben professionell zu erledigen.
10. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Office, indem du sicherstellst, dass Büromaterial vorhanden ist, Rechnungen zeitgerecht weitergeleitet werden, und alle lokalen rechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Dabei arbeitest du eng mit unserer Sicherheitsfachkraft zusammen.
11. Du bist Mitglied im Projektteam für Eventorganisationen und deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind ausgezeichnet.
12. Du unterstützt bei der Durchführung von Unternehmensprojekten und sorgst für eine lückenlose Überwachung von Fristen, Inhalten und Abgabeterminen.
13. Du bist das Bindeglied zwischen internen und externen Ansprechpartner:innen und gewährleistest eine effiziente Kommunikation sowie einen reibungslosen Ablauf.
Expertise und Softskills: Das bringst du mit
* 2-4 Jahre Erfahrung in einem internationalen Unternehmen als Executive Assistant der Geschäftsleitung.
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich), Französisch von Vorteil.
* Aufrechterhaltung ethischer Standards bei berufsbezogenen Aktivitäten und Verhaltensweisen. Immer das Richtige tun, auch wenn niemand zusieht.
* Kritisches Denken: Probleme identifizieren und analysieren; zwischen relevanten und irrelevanten Informationen unterscheiden; Lösungen bieten.
* Beziehungen aufbauen: Professionelle Partnerschaften und nützliche interne Beziehungen durch effektive Kommunikation entwickeln.
* Gute Entscheidungsfähigkeit und Umgang mit Zahlen.
Du erfüllst nicht jede Anforderung? Kein Problem, bewirb dich trotzdem. Für uns ist es wichtig, dass du dich auf der Position entfalten und weiterentwickeln kannst. Diversität ist für uns eine Stärke. Wir sind überzeugt von den Vorteilen vielfältiger Perspektiven, Erfahrungen und Kompetenzen.
Benefits: Das bieten wir
* Ein sicherer Arbeitsplatz, der dich in eine zukunftsweisende Branche führt.
* Eine herzliche DU-Kultur, die von offener und wertschätzender Kommunikation geprägt ist.
* 25 Tage Urlaub plus 4 Zeitausgleichstage im Jahr.
* Bis zu 1 zusätzliche Zeitausgleichstag pro Jahr für ehrenamtliches Engagement.
* Zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
* Frische Mittagsgerichte am Austria Campus mit unserem Essens-Benefit von bis zu €1,76 pro Tag.
* Vergünstigte Leasingangebote, Firmen-Bike-Leasing und vieles mehr.
* Einzigartige Team- und Firmenevents, von Sommerfesten bis Weihnachtsfeiern.
Möchtest du eine Welt im Wandel mitgestalten? Bewirb dich jetzt!
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