Kaum ein Beruf ist so vielseitig wie die Aufsicht über das Finanzwesen einer Organisation. Als Kaufmännische Assistentin der Geschäftsführung bist du die rechte Hand des Vorstands und unterstützt ihn bei allen kaufmännischen Belangen.
Du wirst:
* Enge Zusammenarbeit und Unterstützung der Geschäftsleitung leisten, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Angelegenheiten ordnungsgemäß geführt werden.
* Die Überwachung der Monats- und Jahresabschlüsse durchführen, um sicherzustellen, dass die finanzielle Gesundheit der Organisation auf dem richtigen Weg ist.
* Als Ansprechpartner für Behörden, Steuerberatung, Auftraggeber, Finanzdienstleister fungieren, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen und steuerlichen Anforderungen erfüllt sind.
* Laufende Kostenübersichten erstellen, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben im Blick bleiben.
* Liquiditätsmanagement durchführen, um sicherzustellen, dass die Organisation immer über ausreichend Geld verfügt.
* Als Ansprechpartner für Mitarbeiter, Arbeitsverträge usw. fungieren, um sicherzustellen, dass alle Personalangelegenheiten ordnungsgemäß geführt werden.
* Vorbereitende Tätigkeiten für Buchhaltung, Personalverrechnung durchführen, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt geführt werden.
* Auswertungen in der Zeiterfassung durchführen, um sicherzustellen, dass alle Zeitnachweise korrekt erfasst werden.
* Rechnungserstellung und -freigabe durchführen, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen korrekt erstellt und freigegeben werden.
* Bearbeitung von Schlussrechnungen und Garantiefristen durchführen, um sicherzustellen, dass alle Verträge ordnungsgemäß abgeschlossen werden.
* Allgemeine organisatorische und administrative Sekretariatsarbeiten durchführen, um sicherzustellen, dass alle Büroarbeiten korrekt durchgeführt werden.
* Erstellung von Präqualifikationsunterlagen durchführen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente korrekt erstellt werden.
* Leistungserfassung und Vorbereitung von Honorarlegung und Wettbewerbsgrundlagen durchführen, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen korrekt erfasst und berechnet werden.
Anforderungen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger kaufmännischer Berufserfahrung.
* Mehrjährige Erfahrung im Finanzwesen, idealerweise in einem Planungsbüro.
* Zahlenaffinität, analytisches Denken und hohe Eigenverantwortung.
* Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
* Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office (Word, Excel, Outlook), sowie hohe IT-Affinität.
* Zuverlässigkeit, Diskretion, Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit.
* Strukturierte, präzise Arbeitsweise.
Benifizien
* Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Architekturbüro.
* Familiäres Team mit 40 Mitarbeitern.
* Kollegiale Unternehmensstruktur.
* Ansprechendes Arbeitsumfeld im Grünen.
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