Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen?
Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss?
Dann passt diese Rolle zu dir.
Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation.
Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.
Aufgaben
*Office- & Team-Support** Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur) Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung *Finanzen & Administration** Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement *HR & Teamevents** Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation) Organisation von On- und Offboardings Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events *Marketingunterstützung** Pflege der Website (WordPress) Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen Pflege des CRM-Systems
Qualifikation
Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude) Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise <