Aufgaben
1. Sie übernehmen das Meeting-Management, inklusive der Erstellung und Pflege eines Projekt-Meeting-Kalenders, der Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie der Protokollierung von To-dos und Ergebnissen.
2. Sie unterstützen aktiv beim Aufgabenmonitoring und -controlling, insbesondere bei der Koordination der offenen Posten im Projekt und der Schnittstellenkoordination zum Projekt Office des Projektsteuerers.
3. Sie sind bei der Pflege der Projekttools unterstützend tätig, insbesondere bei der Pflege der Berechtigungen, der Struktur und ggf. der Inhalte.
4. Sie übernehmen die formale Kontrolle der Leistungsnachweise externer Dienstleister sowie die Prüfung der Rechnungen, inklusive Eingangsüberwachung und Erinnerung. Zudem führen Sie einen ersten Abgleich mit Planansätzen und einen Plausibilitäts-Check durch.
5. Sie unterstützen bei der Koordination externer Dienstleister und der Kommunikation mit diesen. Dabei sind Sie die erste Anlaufstelle für Fragen und agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Beteiligten.
Qualifikationen
1. Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (IHK) zum Kaufmann für Digitalisierungsmanagement, IT-Systemmanagement, Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
2. Sie haben Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise als Projektassistenz, vorzugsweise im IT-Bereich.
3. Sie bringen sehr gute Kenntnisse in MS Office Anwendungen mit.
4. Erfahrungen mit Projekt-Tools wie Jira oder Kenntnisse in MS Project sind wünschenswert.
5. Sie besitzen ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift auf mindestens Sprachniveau C1 in Deutsch.
Vorteile
* Teilnahme über Hays, Teil einer ausgewählten Kandidatengruppe, die dem Kunden präsentiert wird.
* Engagiertes, innovatives und freundliches Team.
* Großzügiges Arbeitszeitkonto mit Auszahlungsmöglichkeiten.
* Herausfordernde Projektinhalte.
#J-18808-Ljbffr