Effiziente Steuerung komplexer Office‑Abläufe mit hoher Serviceorientierung
Proaktive Unterstützung eines reibungslosen Tagesbetriebs
Firmenprofil
Michael Page zählt weltweit zu den führenden Beratungen für qualifizierte Fach- und Führungskräfte. Für unseren Kunden, ein Unternehmen, das für Professionalität, Verlässlichkeit und exzellente Dienstleistung steht, suchen wir zur Stärkung der internen Strukturen eine Persönlichkeit, die Organisation auf höchstem Niveau lebt und ein erstklassiges Arbeitsumfeld ermöglicht.
Aufgabengebiet
Souveräne Steuerung des gesamten Office Managements
Entwicklung, Pflege und kontinuierliche Optimierung aller Büroprozesse (Ablage, Abrechnung, Workflow-Standards)
Sicherstellung eines professionellen, reibungslosen Büro- und Infrastrukturablaufs
Verwaltung aller Bürobestellungen, Kostenkontrolle sowie Optimierung des Betriebsmittelverbrauchs
Postfachbetreuung und professionelle Repräsentation als erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen
Umfassende administrative Verantwortung
Präzise Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und internen Veranstaltungen
Vorbereitende Buchhaltung, Kreditkarten- sowie Reisekostenabrechnung
Betreuung der deutschlandweiten Telefonzentrale
Dokumentenmanagement, Vertragsunterlagen, Rechnungsfreigaben und Bestellprozesse
Infrastruktur und Dienstleistermanagement
Überwachung der gesamten Office-Infrastruktur inklusive Instandhaltung, Reparaturen, Mängelmanagement und Nachkontrollen
Kommunikation, Steuerung und Angebotsverhandlung mit externen Dienstleistern
Verantwortung für Zutrittsverwaltung und technische Ausstattung
On-site IT-Schnittstelle für Hardware sowie Begleitung von Software-Problemlösungen
People und Operations
Onboarding neuer Mitarbeiter:innen inklusive Brandschutzunterweisung
Offboarding-Prozesse inklusive Übergaben und Dokumentation
Organisation und Weiterentwicklung interner Abläufe in enger Zusammenarbeit mit internationalen Fachbereichen (Finance, HR, IT, Marketing)
Sicherheit, Events und Fuhrpark
Verantwortung für Arbeitssicherheit, Erste Hilfe und Brandschutz
Planung, Durchführung und Nachbereitung von internen Events inklusive Budgetverwaltung
Fuhrparkmanagement und Koordination aller dazugehörigen Prozesse
Anforderungsprofil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung im Office Management oder einer Assistenzfunktion
Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigenverantwortung
Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und ein natürlicher Sinn für Servicequalität
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
Freude daran, ein Umfeld zu gestalten, in dem Effizienz und Professionalität spürbar werden
Vergütungspaket
Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem internationalen, professionellen Umfeld
Ein wertschätzendes, kollegiales Team mit klaren Strukturen
Moderne Büroräumlichkeiten im Herzen Wiens
Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der PageGroup
Flexible Arbeitszeiten und attraktive Benefits
Jahresbruttogehalt ab € 45.000, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung
#J-18808-Ljbffr