Ihr persönlicher Wirkungsraum:Sie unterstützen das Institut für Anorganische Chemie der Fakultät für Chemie als Organisationsassistent*in und führen dabei Verwaltungsaufgaben rund um administrative Angelegenheiten des Institutes eigenständig durch. Die Stelle ist vorerst auf 6 Monate befristet, eine anschließende Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird angestrebt.Das machen Sie konkret:Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit vielen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).Sie verwalten das Budget: Veranlassung von Zahlungen, Kostenersätzen und Honorarnoten per Fiori (universitätsinternes System), sowie Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben.Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen sowie internationaler Studierender bis hin zum Onboarding.Sie unterstützen bei der Lehrplanung (Termin- und Raumbuchungen).Sie betreuen die Webseiten des Instituts.Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie helfen bei der Organisation von Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office ErfahrungMehrjährige Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)Sehr gute MS Office Kenntnisse Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind essenziellErfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo3) und SAP ist von VorteilHohe schriftliche und mündliche AusdrucksfähigkeitSelbstständigkeitTeamfähigkeitIhr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind verlässlich, ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Vertrag: Die Stelle ist vorerst auf 6 Monate befristet, eine anschließende Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird angestrebt.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)• Weitere Unterlagen, wo notwendig • Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Christian Kowol christian.kowol@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 19.03.2026 Administration & Organisation Jetzt bewerben