Die Tischlerei Mahlmeister ist ein traditionsreicher Wiener Meisterbetrieb mit rund 130 Jahren Erfahrung im Holzhandwerk. Mit unseren 35 Mitarbeiter:innen realisieren wir hochwertige Projekte in der Bau-, Portal- und Möbeltischlerei - von maßgefertigten Fenstern und Türen über individuellen Innenausbau bis hin zu anspruchsvollen Sanierungen im Bestand. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine verlässliche und strukturierte Persönlichkeit für unser Backoffice. Die Position verbindet klassische Büroorganisation mit verantwortungsvollen administrativen Aufgaben im laufenden Projekt- und Tagesgeschäft. Bürokraft / Backoffice-Assistenz (m/w/d) Dreh- und Angelpunkt bei bau&möbel MAHLMEISTER Ihre Aufgaben In dieser Position unterstützen Sie nicht nur den Büroalltag, sondern übernehmen schrittweise Verantwortung für zentrale Abläufe im Backoffice. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere: * Allgemeine Büroorganisation sowie telefonische und schriftliche Korrespondenz * Auftragserfassung und laufende administrative Bearbeitung von Vorgängen * Pflege, Kontrolle und Ablage von Projektdokumenten und Unterlagen * Erstellung und Versand von Fertigmeldungen sowie Nachverfolgung relevanter Unterlagen * Unterstützung bei Zeiterfassung, Dokumentation und interner Auftragsabwicklung * Erfassung von Materiallisten sowie Abwicklung und Kontrolle von Bestellungen * Prüfung von Eingangsrechnungen hinsichtlich Preis, Rabatt und Vollständigkeit * Vorbereitung von Angeboten, Rechnungsentwürfen und Abrechnungen Ihr Profil Wir suchen eine Persönlichkeit, die im Büroalltag den Überblick behält, sorgfältig arbeitet und Verantwortung übernehmen möchte. Idealerweise bringen Sie Folgendes mit: * Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung * Mehrjährige Berufserfahrung im Büro, Backoffice, in der Administration oder Sachbearbeitung * Sehr gute MS-Office-Kenntnisse bzw. sicherer Umgang mit Office 365 * Genaue, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise * Verlässlichkeit im Umgang mit Zahlen, Terminen und Dokumenten * Freundliches Auftreten sowie klare und professionelle Kommunikation * Organisationsgeschick und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen * Lernbereitschaft und Interesse, sich in bestehende Abläufe und Zusammenhänge einzuarbeiten Von Vorteil, aber nicht Voraussetzung * Erfahrung im Bestellwesen, in der Rechnungsprüfung oder Angebotsvorbereitung * Erfahrung mit ERP-Systemen oder administrativen Programmen * Interesse und/oder vorhandene Erfahrung im technischen bzw. handwerklichen Umfeld Wir bieten Ihnen * Einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive in einem etablierten Wiener Unternehmen * Ein modern ausgestattetes, frisch saniertes Büro * Eine strukturierte Einschulung mit klarer Einarbeitung in die Abläufe * Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit wachsender Verantwortung * Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation im Team * Moderne Arbeitsmittel und laufend weiterentwickelte Prozesse * Zusätzliche arbeitsfreie Tage durch unsere interne Fenstertagsregelung Gehalt Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt 2.528,04 EUR brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag Gewerbe, Handwerk und Dienstleistung, Angestellte, gültig ab 1.1.2026 mit Verwendungsgruppe III. Überstunden Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten. Wenn Sie gerne organisiert arbeiten, Verantwortung übernehmen und sich in einem beständigen, professionellen Umfeld wohlfühlen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf. Ein kurzes Begleitschreiben ist willkommen, aber nicht zwingend erforderlich. Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 2.528,04 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien 20. Bezirk (Brigittenau) Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Sachbearbeitung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: bau&möbel MAHLMEISTER Mitarbeiter*innenanzahl: 31 - 50 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 40 Stunden Dienstort * Wien 20. Bezirk (Brigittenau) Erforderliche Kenntnisse * Microsoft Office * Terminkoordination * Korrespondenz * Büroorganisation * Strukturierte und genaue Arbeitsweise Nice-To-Have Kenntnisse * Buchhaltung * ERP-Software * Bestellwesen * Rechnungsprüfung * Technisches Verständnis im handwerklichen Umfeld Benefits * Team-Events * Gute Anbindung * Aus- und Weiterbildung Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: * Lebenslauf Ansprechperson Julius Moosmann Associate 4369914002002