Ihr persönlicher Wirkungsraum:Die DocSchool PhilKult ist eine der größten Doktoratsschulen der Universität Wien und bietet Doktorand*innen zusätliche Möglichkeiten, die über das reguläre Doktoratsstudium hinausgehen. Ihre derzeit rund 380 Studierenden und 120 Betreuer*innen sind in zwölf thematischen Sektionen organisiert. Über 60 Nationalitäten sind vertreten, wobei die Mehrheit der Doktorand*innen der Fakultät sich selbst finanziert und ihre Forschung neben anderen beruflichen und familiären Verpflichtungen betreibt.Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie die zentrale Koordination und führen Verwaltungsaufgaben rundum Förderungen, Forschungsmanagement und Kommunikation eigenständig durch. Gleichzeitig unterstützen Sie die Sektionsleitungen beim Management der Sektionen. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in mit einer hohensozialen und kommunikativen Kompetenz. Sie zeichnen sich durch großes Verantwortungsbewusstsein und aktive Einsatzbereitschaft aus.Das machen Sie konkret:Unterstützung der zentralen Koordination, der Sektionsleitungen und der Leitung, z.B.: Anlaufstelle für Fragen rund um Stipendien, Zuschüsse und VeranstaltungsfinanzierungVerwaltung von Anträgen für Stipendien und ZuschüsseVerwaltung von Datenbanken (v.a. Project Monitor)Englisch- und deutschsprachige KorrespondenzUnterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und (auch internen) KommunikationUnterstützung bei der Organisation von VeranstaltungenUnterstützung bei der Gestaltung von Moodle-Seiten Mindestanforderungen:Interesse an der Entwicklung und Organisation von akademischen ProgrammenSehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel, Outlook, Powerpoint)Abgeschlossene Allgemeine oder Berufsbildende bzw. höhere Schule (Matura) oder gleichwertige QualifikationSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucks- und KommunikationsfähigkeitAusgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, eigenverantwortliche ArbeitsweiseTeamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur WeiterbildungInterkulturelle Sensibilität und Flexibilität in der ZusammenarbeitVon Vorteil sind:Sensibilität für die Herausforderungen von Doktorand*innen in Universität und Gesellschaft von heuteGrundkenntnisse universitärer Strukturen und AbläufeErfahrung mit institutsübergreifenden bzw. interdisziplinären ArbeitsweisenErfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social MediaErfahrung mit E-Learning, insbesondere Moodle Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)Weitere Unterlagen, wo notwendig Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Kathrin Sartingenkathrin.sartingen@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 31.10.2025 Administration & Organisation Jetzt bewerben