Sie sind offen für einen außergewöhnlichen Arbeitsbereich und legen Wert auf Gestaltungsspielraum? Sie finden Forschung spannend und zukunftsträchtig und würden gerne im universitätsnahen Umfeld arbeiten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Wir, die Max Perutz Labs Support Gmb H, sind als Forschungsservice-Gesellschaft eine gemeinsame Einrichtung der Universität Wien und der Medizinischen Universität Wien am Standort Vienna Biocenter (VBC, 1030 Wien). Wir unterhalten hoch technisierte Forschungsinfrastrukturen an zwei benachbarten Standorten, an welchen rund 450 Wissenschaftler innen aus mehr als 40 Nationen in mehr als 40 Forschungsgruppen in der biomedizinischen Grundlagenforschung tätig sind. Wir suchen eine
Assistenz der Geschäftsführung im universitären Umfeld m/w/x, ab 32 Wochenstunden, ab sofort Aufgaben Assistenz des Geschäftsführers für Finanzen & Administration Eigenverantwortliche Koordination der Abläufe und Verantwortung zentraler Prozesse in diesem Umfeld
Schnittstellenfunktion zu internen und externen Ansprechpartner Innen
Unterstützung des kaufmännischen Geschäftsführers in allen organisatorischen und operativen Aufgaben
Koordination von Terminen und Protokollführung
Selbstständige Übernahme von Ad-hoc Aufgaben
Organisatorische Unterstützung bei Firmenveranstaltungen
Betreuung und Weiterentwicklung der internen Datenbanken
Institutsweite administrative Agenden
Personaladministration Verwaltung von Verträgen und Personalagenden
Administrative Begleitung der Arbeitnehmer Innenschutzagenden
Rechnungsverwaltung Quartalsweise Erstellung der Ausgangsrechnungen im SAP
Kassaführung
Enge Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Controlling Profil Fachliches Profil Ausbildung auf Maturaniveau (HAK) oder Studium
Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer koordinierenden Funktion, idealerweise im wissenschaftlichen oder universitären Umfeld
EDV-Kenntnisse: MS-Office, insbes. Word, Excel, Outlook; SAP-Kenntnisse von Vorteil; generell gutes Verständnis für Datenbanken
Sprachen: Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch fließend in Wort und Schrift Persönliches Profil Repräsentatives und professionelles Auftreten, Loyalität und Diskretion
Starkes Organisationstalent und Zuverlässigkeit, Fähigkeit auch unter Zeitdruck effizient und eigenständig zu arbeiten
Strukturierte und präzise Arbeitsweise sowie rasche Auffassungsgabe
Kommunikationsstärke und Flexibilität Wir bieten ein unbefristetes Anstellungsverhältnis in einem innovativen und internationalen Arbeitsumfeld mit flacher Organisationsstruktur
Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten
ein Verantwortungsbereich mit viel Gestaltungsmöglichkeit
freundliche, engagierte und kooperative Kolleg:innen im Team
Vielseitiges Angebot an Weiterbildungsmaßnahmen
Teilnahme am VBC-Sportprogramm
einen modernen Arbeitsplatz und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und PKW (Mitarbeiter:innenparkplätze vorhanden)
Das Mindestbruttogehalt für diese Stelle beträgt € 3.000 bei Vollzeitbeschäftigung (40 Std.). Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Berufserfahrung möglich JBG81_AT