Am Institut für Gesang und Musiktheater der mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien ist ab Jänner 2026 eine Stelle als
Institutssekretärin
zu besetzen.
Beschäftigungsausmaß: 40 Wochenstunden
Vertrag: unbefristetes Arbeitsverhältnis
* Sekretariatstätigkeiten (allgemeine Büroadministration wie z. B. selbstständige Abwicklung des Schriftverkehrs des Instituts, Telefonbetreuung, Terminkoordination und Verwaltung der Evidenzen, Mitwirkung bei der Vorbereitung von diversen Anträgen des Instituts, Protokollführung, Abwicklung von Instituts- bzw. Personalangelegenheiten, Verwaltung des Büromaterials usw.)
* Parteienverkehr
* Unterstützung der Leitung bei Personalagenden (Koordination von Berufungs- und Bestellungsverfahren usw.)
* Mithilfe im Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement
* Unterstützung der Institutsleitung bei der Budgeterhebung
Anstellungserfordernisse: Matura und/oder mehrjährige Berufserfahrung
Gewünschte Qualifikationen:
* sehr gute EDV-Kenntnisse (Word, Excel)
* gute Englischkenntnisse
* selbstständiges und effizientes Arbeiten
* hohe Belastbarkeit
* Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Einsatzfreude und Organisationstalent
* Kenntnisse universitätsinterner Verwaltungsabläufe sowie der organisationsrechtlichen Grundlagen von Universitäten
* grundlegende kaufmännische Kenntnisse
* ein flexibles Arbeitszeitmodell (Möglichkeit von Gleitzeit und Homeoffice)
* sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
* umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung
* die Möglichkeit, an einer der weltweit führenden Kunstuniversitäten in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld mit einer Vielfalt an spannenden Kulturveranstaltungen mitzuwirken
* familienfreundliches Umfeld
Mindestentgelt: Gem. Kollektivvertrag beträgt das monatliche Bruttoentgelt € 2.993,80 (Verwendungsgruppe IIIa, Regelstufe 1). Bei anrechenbaren Vorerfahrungen ist ein Einstiegsgehalt von max. € 3.390,30 brutto/Monat (Regelstufe 2) möglich.
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