Overview
Du bist nicht die Person im Hintergrund. Du hast den Überblick: Verträge, Einsicht, Bestellungen, Termine – und entscheidest, was zuerst dran ist.
Office Manager (Fulltime, Festanstellung)
Bei Specific-Group (mehr als 25 Jahre am Markt, 500+ IT-Expert:innen an 12+ Standorten, 220 davon in Wien) ist Office Management eine eigenständige Rolle mit Gestaltungsspielraum.
Compensation & Location
44.000 – 53.000 EUR brutto/Jahr (je nach Erfahrung), Wiener Linien Jahreskarte. Standort: Wien – 4 Tage onsite, 1 Tag remote. Start: Ab sofort.
Responsibilities
* Standort & Büro: Bestellungen, Office-Bedarf, Empfang von Kunden und Gästen, Workshop-Verpflegung, Raumbuchungen. Organisation großer Veranstaltungen wie Weihnachtsfeier.
* Onboarding & Systeme: Genehmigung von Accounts, Koordination mit Systemadministration, Sicherstellung der Arbeitsplätze am ersten Tag, Hardwarebestellung und Inventar.
* Verträge & Administration: Unterstützung bei der Vertragserstellung, Nachverfolgung offener Unterlagen, Lieferantenanlage, Vertragsmanagement über Ticketsystem.
Setup & Team
Du arbeitest eng mit Daria (10 Jahre Erfahrung im Office-Bereich); je nachdem erfolgt direkter Austausch mit dem Geschäftsführer, Buchhaltung und IT. Vertrauensarbeitszeit ist hier Praxis – Arzttermin, früher gehen, später kommen unkompliziert im Team geregelt.
Automation & Development
AI‑Tools werden vermehrt eingesetzt; würdest du lieber repetitive Aufgaben automatisieren? Dann bist du hier richtig. Außerdem steht dir ein Weiterbildungsbudget zur Verfügung, externe Coaches on demand unterstützen deine individuelle Entwicklung.
Qualifications
* 3+ Jahre Erfahrung in einer Office‑, Administrations‑ oder Assistenzrolle – eigenständige Verantwortung für Verträge, Beschaffung und organisatorische Abläufe.
* Verantwortung für verschiedene Aufgaben parallel – Verträge, Onboarding, Beschaffung, Gästebetreuung.
* Erfahrung mit IT‑nahe Themen – Hardware‑Koordination, Account‑ und Zugangsmanagement, einfache Lizenzthemen.
* Deutsch C1+, Englisch B2+.
Benefits
* 15‑Minute‑Call mit dem Recruiting‑Team – offener Austausch über Rolle, Entwicklungsmöglichkeiten und Gehalt.
* Interview mit Daria (Lead Office Managerin) & Kris (Head of Projects) – gegenseitiges Kennenlernen.
* Interview mit der Geschäftsführung.
* Gehaltsangabe nach §9 Abs. 2 GBlG, Mindestgehalt EUR 3.155,00 brutto/Monat (Stand 2026).
Legal & Privacy
Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie über die Verarbeitung der bei uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten personenbezogenen Daten.
Ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten ist für die Specific‑Group selbstverständlich.
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