Assistenz der Landesgeschäftsführung In dieser Position unterstützen Sie die Landesgeschäftsführung loyal und vertraulich bei der Administration und Verwaltung aller im Büro der Geschäftsführung anfallenden Agenden. Das Assistenzteam der Landesgeschäftsführung besteht aus zwei Personen, die sich bei Bedarf vertreten. AMS Landesgeschäftsstelle Salzburg Arbeitszeit: in Teilzeit (mind. 80%) oder Vollzeit Einstellungsdatum: zum ehest möglichen Zeitpunkt nach Abwicklung des Auswahlverfahrens Das Ende der Bewerbungsfrist ist der 15.05.2026. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung: Mag.a. Susanne Fischer Tel.: 43 50 904 500 700 Darauf können Sie sich freuen: Sinnstiftende Tätigkeit Fundierte Einschulung Strukturiertes Onboarding Breites Weiterbildungs- und Karrieremodell Kollegiales Umfeld mit starkem Wir-Gefühl Flexible Arbeitszeiten & Home-Office-Möglichkeiten Gelebte Gleichstellung und Diversität Sozial- und Gesundheitsbenefits Gehalt: Bei Neueintritten: bei Annahme einer Vollzeitbeschäftigung und einer niedrigsten Einstufung in der Gehaltsstufe 5 liegt zum Einstieg der Betrag zwischen € 3.732,10 und max. € 4.212,10 (= Gehaltsstufe 8). Während der Ausbildungsphase (bei Neueintritten), längstens jedoch ein Jahr, gebühren 90% des der Einstufung entsprechenden Gehalts. Bei Neueintritten: Bereitschaft zur Absolvierung der AMS-internen Grundausbildung (4 Präsenzwochen in Linz und Verfassen einer "Hausarbeit") erforderlich. Das zeichnet Sie aus: Idealerweise Erfahrung im Assistenz-Bereich Fundierte EDV-Anwender_innenkenntnisse in Word, Powerpoint und Excel notwendig Arbeiten mit Web-Anwendungen (MS-Teams-Apps, Intranet, Extranet, SRM-Bestellwesen, SAP, etc.) Affinität zu neuen Medien und Social Media Fähigkeit zu selbständiger und strukturierter Arbeitsweise Hohes Maß an Team- und Kund_innen- sowie Serviceorientierung im Denken & Handeln Fähigkeit und Wille zu äußerster Diskretion & Loyalität Organisationstalent und Entscheidungsfähigkeit Identifikation mit dem Leitbild des AMS Anerkennung von Regeln und Strukturen Positive Grundhaltung und Freude an der Arbeit Kompetenz im Gender- und Diversity-Management Offenheit für Neues und Bereitschaft zur eigenen Weiterbildung Fähigkeit zum proaktivem Arbeiten Hohe Belastbarkeit und Frustrationstoleranz sowie Flexibilität bei Belastungsspitzen Gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit (mündlich wie schriftlich) Ihr Aufgabenbereich: Termin- und Auftragsmanagement für die Landesgeschäftsführung Organisation von Veranstaltungen der Geschäftsführung (Mitarbeiter_innen-Fest, Kund_innen-Meetings, externe Veranstaltungen) inkl. Vor- und Nachbereitung und After-Sales inkl. Dokumentation in der AMS-EDV Koordination mit den Fachabteilungen bei Anfragen von übergeordneten Stellen E-Mail-Bearbeitung der Landesgeschäftsführung Erstellen von Präsentationen und Protokollführung Unterstützung der Landesgeschäftsführung in der Organisation von Online-Tagungen/Videokonferenzen und Bereitstellung der dafür notwendigen technischen Voraussetzungen Unterstützung in der Vorbereitung zur Landesgeschäftsführer_innen-Tagung Datenpflege der Netzwerkpartner_innen Mitarbeit im Content-Team, Servicierung Intranet/Extranet-Web-Anwendungen Sitzungssaalmanagement und Terminkoordination Ressourcenplanung (Dienstwagen, Räume) Planung und Organisation der Dokumentenverwaltung sowie sonstige administrative und organisatorische Tätigkeiten Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung Organisation von Tagungen und Fachtagungen unter vorheriger Absprache mit organisierenden Führungskräften Bewirtschaftung bzw. Anweisung des Hausmeisters bezüglich der Teeküche Bewirtung der Gäste der Landesgeschäftsführung sowie Landesgeschäftsstelle inklusive Vorbereitung der dazugehörigen Besprechungsräume Koordination der Revisionstätigkeiten der Bundesgeschäftsstelle auf Landesebene SRM-Bestellwesen, SAP-Genehmigungen In Vertretung : Betreuung der Mitglieder des Landesdirektoriums und Protokollführung bei den Sitzungen Das macht uns besonders: Wir vom AMS verbinden Mensch und Arbeit auf vielfältige Weise: Wir suchen Mitarbeiter_innen, die ihren Antrieb darin sehen, Menschen und Unternehmen neue Perspektiven am Arbeitsmarkt zu geben und damit unsere Gesellschaft – aber auch sich ganz persönlich weiterzuentwickeln. Fachlich, menschlich und am Puls der Zeit. Bereit für diese Herausforderung? Dann senden Sie uns Ihre Bewerbung – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Wir setzen uns für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion ein und heißen Bewerbungen aller qualifizierten Menschen unabhängig von persönlichen Merkmalen ausdrücklich willkommen.