Objective Of The Position
Ziel ist es, die jeweils definierte Business Unit/Unternehmensbereich in organisatorischer und administrativer Weise zu unterstützen, dazu zählen unter anderem Projektplanung, Planung von internen Veranstaltungen sowie Kunden Events und tägliche Koordination des Business.
Hauptaufgaben / Verantwortungen
Administrative Unterstützung höchsten Niveau, wie bspw.: Organisation von Meetings (u.a.: Video- und Telefonkonferenzen, WebEx), Dokumentation in Systemen wie VEEVA und M-Files, effektive Team Terminverwaltung, zeitgerechte Vorbereitung von Unterlagen, Archivieren, Scannen, Kopieren, etc. Ausgenommen sind: Individuelle Terminverwaltung sowie individuelle Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung.
Vorbereitung und Überarbeitung von PowerPoint Präsentationen
Verwaltung und Aktualisierung von relevanten Inhalten im AZ Intranet und Internet in Kooperation mit den Brand Managern
Ansprechpartner für diverse Anfragen durch den Außen- und Innendienst oder Kunden (Weiterleitung der fachlichen Anliegen an die jeweiligen zuständigen Personen)
Organisation & Dokumentation der Musterkontingente und Ärztemuster
Eventplanung: Planung und Organisation nationaler und internationaler Veranstaltungen. Teilweise Betreuung vor Ort, speziell bei nationalen oder In-House Veranstaltungen
Dokumentation & Archivierung von Honorarnoten für Vorträge & andere Dienstleistungen, Verträge, Vereinbarungen etc. und Freigabe in M- Files / Veeva für Veranstaltungen, Kongresse, etc.
Überwachung der Werbematerialien-Produktion, Versand von Werbematerialien, Kontrolle des Lagerstands und rechtzeitige Initiierung der Nach- und Neuproduktion von Materialien.
Einholung von Offerten, Absprache mit Lieferanten und Weitergabe der Informationen an die Einkaufsabteilung.
Ausbildung
Kaufmännische Ausbildung, z.B. HAK oder HBLA
Berufserfahrung