Unser Team der Abteilung II/1 - Mobilitätswende im BMIMI, das für Grundsatzfragen der Mobilitätssektion als auch fachlich für Themen wie E-Mobilität und Biokraftstoffe verantwortlich ist, benötigt Unterstützung durch eine:n Mitarbeiter:in für das eigenständige Organisieren und Managen des Büros.
In dieser Rolle bist Du u.a. für alle klassischen Aufgaben eines Sekretariats verantwortlich und fungierst als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe der Abteilung.
Aufgaben & Tätigkeiten
* Du bist für alle administrativen Tätigkeiten in der Abteilung, wie zum Beispiel Terminkoordination oder Buchung von Dienstreisen, zuständig
* Du unterstützt die Abteilung in inhaltlichen Angelegenheiten und bei der Erstellung von Bescheiden
* Du übernimmst die Eingaben in SAP, inklusive Qualitätskontrolle der Rechnungen und Zahlungsanträge
* Du erstellst Präsentationen und Protokolle
* Du hilfst bei der Weiterentwicklung des Prozessmanagements und der Entwicklung unserer Organisationseinheit mit
Qualifikationen
Allgemeine Erfordernisse:
* volle Handlungsfähigkeit
* persönliche und fachliche Eignung für die Erfüllung der Aufgaben, die mit der vorgesehenen Verwendung verbunden ist
* österreichische Staatsbürgerschaft oder unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
* erfolgreich abgeschlossene Handelsschule oder Fachschule für wirtschaftliche Berufe oder erfolgreich abgeschlossene Lehre als Verwaltungsassistent:in bzw. Bürokauffrau/Bürokaufmann
Spezielle/fachliche Erfordernisse/Kenntnisse:
* Du bringst idealerweise bereits Berufserfahrung im administrativen Bereich (Assistenz, Back/Front Office o.Ä.) mit
* Du hast sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
* Du verfügst über ausgezeichnete EDV-Anwendungskenntnisse im MS Office Paket (Word, Excel, Outlook, Power Point)
Persönliche Fähigkeiten:
* Du bist es gewohnt, selbstständig zu arbeiten und Aufgaben zu priorisieren
* Du arbeitest genau und zuverlässig
* Du bist flexibel, hast Spaß beim Organisieren und findest dich in gemischten Teams gut zurecht