Jobs Graz, 25-40h
Executive Assistant/Office Operations Manager m/w/d
Du denkst unternehmerisch, hinterfragst bestehende Abläufe und willst aktiv mitgestalten? Du arbeitest gerne eigenständig, behältst den Überblick und bist eine verlässliche Schnittstelle auf Augenhöhe?
Dann bist du hier genau richtig In dieser Rolle unterstützt du mehrere leitende Steuerberater:innen sowie die Geschäftsführung und übernimmst eine zentrale Schlüsselposition im Kanzleibetrieb. Du sorgst dafür, dass Organisation, Prozesse und Projekte effizient laufen – und entwickelst diese aktiv weiter, insbesondere im Hinblick auf Digitalisierung und KI-gestützte Abläufe.
Das sind wir – #teamenzinger
Wir sind ein Steuerberatungsunternehmen in Graz, das Digitalisierung lebt und Teamgeist großschreibt. Bei uns trifft fachliche Expertise auf Teamspirit, Innovation auf Bodenständigkeit. Wir arbeiten lösungsorientiert, kommunizieren auf Augenhöhe und leben eine Unternehmenskultur, in der Wertschätzung, Weiterentwicklung und Eigenverantwortung großgeschrieben werden.
Gemeinsam gestalten wir die Steuerberatung von morgen – digital, persönlich und mit Leidenschaft für das, was wir tun.
Das sind deine Aufgaben
* Analyse, Hinterfragen und Optimierung von Office- und Kanzleiprozessen
* Aktive Mitarbeit bei der Digitalisierung interner Abläufe (inkl. KI-gestützter Tools und Automatisierungen)
* Pflege und Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und internen Richtlinien
* Sicherstellung effizienter, skalierbarer Abläufe im Kanzleibetrieb
* Eigenständige Abwicklung interner Projekte (z.B. Prozessumstellungen, Tool-Einführungen, etc.)
* Onboarding neuer Mitarbeiter:innen (Organisation, Struktur, Abläufe)
* Organisation von Schulungen, internen Weiterbildungen und Team-Events
* Laufende Unterstützung bei strategischen und organisatorischen Themen
* Termin- und Kalenderkoordination
* Honorarnotenfakturierung und administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Berufserfahrung in der Steuerberatung, Rechtsanwaltskanzlei oder vergleichbarer beratungsnaher Branche
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
* Ausgeprägt Prozess- und Lösungsorientierung ("Mitdenken & Weiterentwickeln")
* Erfahrung in Projektabwicklung und Koordination von Abläufen
* Sicherer Umgang mit MS Office, BMD-Kenntnisse von Vorteil
* Offenheit für Digitalisierung, Automatisierung und KI-gestützte Arbeitsweisen
* Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
* Hohe Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
Das bekommst du von uns
Das monatliche Bruttogehalt für diese Position beträgt € 3.200 bis € Vollzeit, 40h/Woche). Bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung besteht eine klare Bereitschaft zur Überzahlung über diesen Rahmen hinaus.