Hokify hat die Jobs, die Wirtschaft und Gesellschaft am Laufen halten. Wir arbeiten in unserem Team unter dem Motto "Einfach zu Do-it-Jobs" jeden Tag daran, Bewerbung und Recruiting einfacher und unkomplizierter zu gestalten. Als stark wachsendes Scale-Up, mit rund 80 Mitarbeiter:innen suchen wir Personen, die unsere Begeisterung für Tech und Innovationen teilen. Gestalte gemeinsam mit uns die Zukunft von Jobsuche & Recruiting!
Als Office Manager:in & Assistenz Geschäftsführung bei hokify spielst du eine zentrale Rolle: du bist Ansprechpartner:in und "Feel-Good-Manager:in" im gesamten Team, sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags und unterstützt die Geschäftsführung in ihrer Organisation. Du sorgst dafür, dass unser Office mehr ist als nur ein Arbeitsplatz - ein echter Wohlfühlort, den du mit deinem Organisationstalent, Gespür für Teamspirit und Hands-on-Energie tagtäglich mitgestaltest.
Office Management & Assistenz der Geschäftsführung (ab 30h)
Deine Aufgaben
* Office Management – Du verantwortest alle Themen rund um unser Büro - von der Gestaltung unserer Arbeitsplätze im Sinne unserer Employer Brand bis hin zum reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Dabei denkst du nicht nur konzeptionell, sondern packst auch ganz praktisch mit an: sei es bei der Auswahl der Office-Ausstattung, der Organisation von Services oder eben auch mal beim Auffüllen der Obstschale. Du bist zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister, kümmerst dich um Bestellungen, Angebote, Vertragsverwaltung sowie Rechnungen - und arbeitest eng mit der Buchhaltung zusammen. Dein Office-Budget verwaltest du dabei eigenständig.
* Assistenz der Geschäftsführung – Du unterstützt unsere Geschäftsführerin im operativen Tagesgeschäft - z. B. bei administrativen Aufgaben, Reisebuchungen, Eventorganisation und der Erstellung von Präsentationsfolien. Auch bei der Terminplanung und -koordination behältst du den Überblick.
* Teamkultur & interne Events – Du planst und organisierst interne Veranstaltungen wie z.B. Quartals-Kickoffs, Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern und bringst dich auch in externen Kund:innenevents organisatorisch ein. Mit kreativen Ideen für Mitarbeitendengeschenke und Merchandise, die du eigenständig planst und realisierst, stärkst du unsere Teamkultur und sorgst für ein wertschätzendes Arbeitsumfeld.
Das bringst du mit
* Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und hast bereits mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz und/oder Office Management sammeln können
* Du bist ein Organisationstalent und deine strukturierte, selbständige Arbeitsweise zeichnet dich aus
* Du hast ein Auge fürs Details und Ästhetik, sowohl digital (z.B. bei Google Slides) als auch im physischen Bereich (z.B. bei der Ordnung im Büro, Merch)
* Du arbeitest strukturiert, selbst wenn vieles parallel läuft
* Du bist belastbar und lässt dich auch von herausfordernden Situationen nicht aus der Ruhe bringen - stattdessen packst du an und findest kreative Lösungen
* Du bist eine kommunikative, proaktive und offene Persönlichkeit und hast stets ein offenes Ohr für deine Kolleg:innen
* Gutes technisches Verständnis
* Du hast ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Wir bieten dir
* Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, wachsenden Digital-Unternehmen mit direkter Berichtslinie zur Geschäftsführung
* Moderne Führungskultur, ein motiviertes und engagiertes Team, das sich gegenseitig unterstützt
* Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeit (unter Berücksichtigung deiner speziellen Rolle)
* Zuschuss zum Mittagessen (EUR 7,50 täglich), laufende Company Updates mit Frühstück und ähnlichen Formaten, zusätzlich Urlaubstage am 24. und 31.12.
Gehalt
Das Gehalt beträgt ab EUR 40.000 brutto/Jahr (Basis Vollzeit). Dein tatsächliches Gehalt vereinbaren wir abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung.
Und jetzt Du! Zeig uns, was in dir steckt - wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Über den Job
Anstellungsart
Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung)
Gehalt
ab 40.000 EUR jährlich
Positionsebene
Berufserfahrung
Arbeitsmodell
Hybrid
Dienstort
Wien 2. Bezirk (Leopoldstadt)
Berufsfelder
Assistenz, Verwaltung, Sachbearbeitung
Eintrittsdatum
Stelle verfügbar ab 01.10.2025
Offene Stellen
1 Stelle offen für diese Position
Über das Unternehmen
Arbeitgeber
hokify GmbH
Mitarbeiter*innenanzahl
51 - 100 Mitarbeiter*innen
Standorte
Wien
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
* 38,5 Stunden
Teilzeit (Festanstellung)
* 30 Stunden
Dienstort
* Wien 2. Bezirk (Leopoldstadt)
Benefits
* Flexible Arbeitszeiten
* Home Office
* Essenszulage
Ansprechperson
Esra Kayaci
Talent Acquisition
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