Overview
Für unseren kleinen Familienbetrieb im IT-Segment suchen wir eine strukturierte, empathische und hands-on arbeitende Unterstützung für die Geschäftsführung. Die Rolle verbindet klassische Assistenz- und Backoffice-Aufgaben mit moderner Arbeitsorganisation, digitaler Struktur, KI-gestützter Produktivität und dem Aufbau sinnvoller Automatisierungen. Gesucht wird keine rein administrative Assistenz, sondern eine mitdenkende, verlässliche Person, die Prioritäten erkennt, nachfasst, Ordnung schafft und Dinge konsequent zu Ende bringt.
Als Geschäftsführer übernehme ich aktuell mehrere Rollen gleichzeitig – unter anderem in den Bereichen Unternehmensführung, Digitalisierung, Produktorganisation und Teamsteuerung. Um mich stärker auf wesentliche Themen konzentrieren zu können, suche ich eine persönliche Assistenz bzw. Executive Support mit Organisationstalent, Beharrlichkeit, sozialer Stärke und echtem Interesse an KI-Tools und Automatisierung.
Deine Aufgaben
* Strukturierung, Priorisierung und laufende Betreuung des E-Mail-Posteingangs
* Kalendersteuerung sowie Unterstützung bei der Priorisierung von Hauptaufgaben
* Vor- und Nachbereitung von Meetings
* Aufbereitung von Arbeits- und Meetingnotizen in klare, terminisierte Action Items
* Nachverfolgung offener Punkte, aktive Wiedervorlage und verlässliches Erinnern an wichtige Themen
* Selbstständige Erledigung organisatorischer, administrativer und operativer Backoffice-Aufgaben
* Unterstützung bei beruflicher Organisation sowie punktuell bei ausgewählten organisatorischen Schnittstellenthemen
* Aufbau und Pflege digitaler Ordnung, insbesondere sinnvoller Strukturen für Ordner, Dokumente, Entwürfe, Rohnotizen und Gedankenprotokolle
* Zusammenfassung alter Notizen mittels Prompting und Reduzierung auf das Wesentliche sowie Erstellung von Action Items
* Kategorisierung und Strukturierung von Aufgaben, z. B. nach Dringlichkeit und Wichtigkeit
* Erkennen wiederkehrender Abläufe mit Optimierungspotenzial
* Selbstständiger Aufbau und laufende Verbesserung von Automatisierungen mit passenden Tools
* Praktische Unterstützung bei der Einführung produktiver KI-Workflows im Arbeitsalltag
Was du mitbringen solltest
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und hohe Verlässlichkeit
* Soziale Kompetenz, Empathie und ein gutes Gespür für Kommunikation
* Resilienz, Ruhe und Freude daran, in dynamischen oder unübersichtlichen Situationen Struktur zu schaffen
* Selbstständige, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Die Fähigkeit, mitzudenken, nachzufassen und Themen konsequent weiterzutreiben
* Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
* Starkes Interesse an KI-Tools und deren produktivem Einsatz im Alltag
* Erfahrung mit Automatisierungs-Tools wie Make, Zapier, n8n oder vergleichbaren Lösungen
* Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Freude daran, Arbeitsabläufe zu verbessern
* Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich laufend in neue Themen einzuarbeiten
Idealerweise hast du bereits Erfahrung mit
* Outlook / Microsoft 365
* gut organisierter persönlicher Posteingang
* ClickUp oder ähnlicher Projektmanagementsoftware
* Notion oder ähnliche Tools
* Make, Zapier, n8n oder ähnlichen Automatisierungstools
* ChatGPT, Gemini oder vergleichbaren KI-Tools zur persönlichen Produktivität
Woran wir gute Arbeit in dieser Rolle messen
* Der Posteingang ist unter Kontrolle und relevante Themen gehen nicht unter
* Aufgaben sind sinnvoll priorisiert und kategorisiert
* Es gibt keine offenen To-dos ohne nächsten Schritt oder Termin
* Meetings sind sauber nachbereitet und führen zu klaren Action Items
* Wiederkehrende Aufgaben sind dokumentiert, strukturiert und – wo sinnvoll – automatisiert
* Die digitale Ordnung verbessert sich spürbar
* Die mentale Last in der Geschäftsführung sinkt, weil Verlässlichkeit, Nachverfolgung und Struktur steigen
Was wir bieten
* Teilzeitanstellung im Ausmaß von 10–20 Stunden pro Woche, nach Vereinbarung
* Befristung auf 12 Monate mit Option auf Verlängerung
* Hybrid-Modell mit Arbeit in attraktivem Arbeitsumfeld vor Ort in Innsbruck (Wiltener Platzl) und remote im Home Office
* Fixe Meetingzeiten, darüber hinaus flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer Gleitzeitvereinbarung
* Bezahlung laut Kollektivvertrag, je nach Erfahrung und Qualifikation mit Bereitschaft zur Überzahlung
* Spannende Mitarbeiter-Benefits, z. B. Wellpass, Pluxee Essenskarte, Öffi-Ticket und mehr
* Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
* Sehr breite Einblicke in Geschäftsführung, Unternehmensentwicklung, Digitalisierung und Prozessarbeit
* Nähe zu strategischen Entscheidungen und hohe Transparenz
* Viel Eigenverantwortung und reale Gestaltungsmöglichkeiten in einem kleinen Unternehmen
* Learning on the Job mit hoher Lernkurve
* Frühe Verantwortung und sichtbarer Impact
* Praktischer Einsatz von KI im Unternehmensalltag
* Die Möglichkeit, echte Automationen zu bauen und Prozesse nachhaltig zu verbessern
* Freiraum, Tools auszuprobieren und Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten
* Wertschätzendes Umfeld, Vertrauen und Zusammenarbeit ohne unnötiges Micromanagement
* Entwicklungsperspektive
Die Rolle ist zunächst auf 6 Monate befristet. Bei guter Zusammenarbeit ist eine Verlängerung ausdrücklich möglich. Perspektivisch kann die Rolle – je nach Stärken, Interesse und Entwicklung – mehr Verantwortung in Richtung Organisationsmanagement, Prozessverantwortung und operative Unterstützung der Geschäftsführung übernehmen.
Entlohnung
Vollzeit Gehalt wäre gemäß Einstufung in Allgemeine Tätigkeit Berufseinsteiger: 2420€
Je nach Qualifikation und Eignung ist auch eine Überzahlung oder bessere Einstufung möglich.
Bewerbung
Bitte sende uns deine Bewerbung mit
* aussagekräftigem Lebenslauf
* Motivationsschreiben
* ggf. Beschreibung von Beispiel Projekten/Umsetzungen aus privater, universitärer oder beruflicher Sphäre
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