An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!
Office Manager:in (m/w/d)
* Bewerbungsfrist: 13.08.2025
* Verwendungsgruppe: IIb
* Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 35.841,40
* Dienstbeginn: Ehestmöglich
* Wochenstunden: 20 h/W
* Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
* Befristung: 1 Jahr
Aufgaben
* Verwaltung der Homepage des Instituts sowie des Social Media Accounts
* Betreuung der Institutsbibliothek im Bereich Pharmazeutische Technologie und Biopharmazie
* Administration der Forschungsdatenbank inkl. Activity Framework
* Abwicklung von Bestellungen mittels SAP
* Allgemeine Büroorganisation, Terminkoordination, Schriftverkehr mit MS Office
* Verwaltung von Ausschreibungen im Bewerbungsmanagementsystem ePas+
* Parteienverkehr innerhalb der Öffnungszeiten des Sekretariats
* Beantworten von Anfragen von Studierenden per Mail
Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Schul- bzw. Berufsausbildung
* Matura (wünschenswert)
* Fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere Office-Anwendungen
* sehr gute Englischkenntnisse
* SAP-Kenntnisse (wünschenswert)
* Erfahrung in Projektmanagement (wünschenswert)
* Mehrjährige Berufserfahrung
* Universitätserfahrung oder eine dieser gleichwertig einzustufende Erfahrung (wünschenswert)
* Kommunikations- und Teamfähigkeit
* Zuverlässigkeit
* Organisationsfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
Wir bieten
* Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
* Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
* Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.
* Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).
* Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Unser internes
* Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 35.841,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
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