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Als
Executive Secretary des COO
der Greiner Gruppe übernehmen Sie eine Schlüsselrolle in der effizienten Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts auf Top-Management-Ebene. Ihr Fokus liegt dabei auf administrativer und organisatorischer Exzellenz und vertrauensvoller Zusammenarbeit. Sie schätzen ein Umfeld, in dem Verlässlichkeit, Diskretion und Teamfähigkeit zählen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung
Ihre Herausforderung
* Administrative Unterstützung des COO: Eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen auf Vorstands-/Managementebene sowie zuverlässige Verwaltung seines Kalenders mit höchster Sorgfalt
* Kommunikations- und Office-Management: Verwaltung des Posteingangs und der E-Mail-Korrespondenz, sowie erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe im Namen des COO
* Zentrale Schnittstelle mit globaler Visibilität und Netzwerk: Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses sowie eines professionellen Außenauftritts gegenüber internen und externen Stakeholdern
* Planung von Veranstaltungen & Meetings: Organisation interner Events und externer Auftritte des COO; vollständige Koordination von Meetings inklusive Einladung, Raumreservierung, Technik und Catering
* Zusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit dem Executive Assistant des COOs, den Executive Secretaries und Assistants des CEOs und CFOs, sowie den Divisionen und Funktionen
* Dokumentenaufbereitung: Druck und Zusammenstellung von bestehenden Unterlagen zur optimalen Vorbereitung auf Termine und Veranstaltungen
* Reisemanagement und Spesenabwicklung: Planung und Buchung nationaler sowie internationaler Dienstreisen inkl. Reiseunterlagen und Agenden; Abwicklung von Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen, Belegverwaltung, Zeiterfassung sowie Betreuung des Firmenwagens
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Matura-Niveau oder eine vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer Sekretariatsfunktion, idealerweise im internationalen Vorstands-/Managementumfeld
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, Microsoft Teams); SAP-Kenntnisse von Vorteil
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie stilsichere Kommunikation auf Vorstands-/Managementebene
* Ausgeprägte Organisationsstärke und eine serviceorientierte Haltung mit souveränem Auftritt
* Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Flexibilität
* Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
Unser Angebot
Sie können ein modernes Arbeitsumfeld mit einem hohen Maß an kreativer Freiheit erwarten. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl attraktiver Sozialleistungen, ein umfassendes Schulungsprogramm und ein offenes und innovatives Team, das sich darauf freut, Sie kennenzulernen
Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen in Österreich sind wir verpflichtet, das jährliche Mindestbruttogehalt für die Position gemäß Kollektivvertrag offenzulegen, welches 49.946,40€ (Kollektivvertrag für die chemische Industrie) beträgt. Eine Bereitschaft zur Überzahlung in Abhängigkeit von Ihrem individuellen Profil und Ihrer beruflichen Erfahrung sind selbstverständlich
Wir bieten gleiche Chancen für alle und sehen Vielfalt als unsere Stärke. Daher begrüßen wir Bewerbungen von allen Menschen – unabhängig von Merkmalen wie Geschlecht, Alter, Hintergrund, sozialem Status, sexueller Orientierung, Religion sowie geistigen und körperlichen Fähigkeiten. Es ist unser Ziel, Frauen im Unternehmen zu stärken und den Anteil an weiblichen Führungskräften zu erhöhen. Wir fördern eine inklusive Arbeitsumgebung und ermutigen alle Personen, sich zu bewerben.