Fachliche und organisatorische Führungsverantwortung für die Mitarbeiter am Empfang und in der Reinigung Zentrale Ansprechperson für alle Facility-Management-Themen im Bürogebäude Organisation, Koordination und Beauftragung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen in Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern Planung, Umsetzung und laufende Betreuung von Mitarbeiterbenefits (z.B. Mittagsverpflegung, Kaffee, Sport) sowie Initiierung und Organisation von Events zur Förderung von Unternehmenskultur und Mitarbeitermotivation Koordination und bei Bedarf Evaluierung bestehender Lieferanten für Facility, Benefits und Wellbeing Enge Zusammenarbeit mit HR und weiteren internen Schnittstellen, insbesondere im Bereich Arbeitsplatzgestaltung und Mitarbeiterzufriedenheit Kontrolle von Eingangsrechnungen mit Bezug zu Facility, Benefits und Events Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen etc.) unter Berücksichtigung interner Reiserichtlinien Seminarorganisation: Planung und Organisation interner und externer Schulungen, Seminare und Workshops inkl. Teilnehmermanagement und Logistik Terminkoordination: Organisation und Abstimmung von Terminen, Meetings und Besprechungen inklusive Raumplanung und technischer Ausstattung Kommunikation und Korrespondenz: Professionelle interne und externe Kommunikation im Namen des CFO. Bearbeitung von Anfragen, E-Mails und Schriftverkehr Kreditkartenabrechnungen: Prüfung, Zuordnung und Abwicklung von Kreditkartenabrechnungen sowie Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung Dokumentenablage: Pflege und Verwaltung der digitalen und physischen Ablage, Sicherstellung einer strukturierten und effizienten Dokumentenorganisation Zeiterfassungssystem: Betreuung und Pflege des Zeiterfassungssystems, Kontrolle der erfassten Zeiten sowie Unterstützung der Mitarbeitenden bei Rückfragen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Sehr gute MS Office-Kenntnisse Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Strukturierte Arbeitsweise und hohes Maß an Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein Lösungsorientierte, eigenständige Arbeitsweise Gute organisatorische Fähigkeiten Sehr gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit Teamfähigkeit Du möchtest gelegentlich von zu Hause arbeiten? 2 Tage Homeoffice/Woche sind bei uns Standard Unsere Gleitzeit ermöglicht Dir eine flexible Zeiteinteilung Du kannst Dich bei uns sowohl fachlich als auch persönlich weiterentwickeln Bei uns wird es nie langweilig - ein abwechslungsreiches und spannendes Aufgabengebiet ist garantiert Du möchtest eigene Ideen einbringen? Wir freuen uns über MitarbeiterInnen, die Eigeninitiative zeigen Die Gesundheit unserer MitarbeiterInnen ist uns wichtig, daher ermöglichen wir die Nutzung eines exklusiven Sportangebots (myClubs) und versorgen sie mit frischem Obst Bei uns kannst Du zwischen der Wiener Linien Jahreskarte (Jobticket) oder dem Pluxee-Lebensmittelpass wählen Für gesellige Runden trifft man sich an unserer Kaffee- und Teebar - ganz ohne Dresscode Bei diversen Firmen- & Teambuilding Events kommen wir gerne zusammen Je nachdem wieviel Erfahrung und welche Qualifikation Du für diese Position mitbringst, bieten wir Dir ein überkollektivvertragliches Bruttogehalt ab EUR 3.000,00 (Vollzeit, 40h/Woche) mit der Möglichkeit einer entsprechenden Überzahlung