Mitarbeiter:in Verwaltung (m/w/d)
ab € 2.812 brutto
Einkommensband 5
ab sofort
Vollzeit Das Aufgabengebiet
* Sie betreuen die externe und interne Kommunikation der Dienststelle (Outbound, Inbound): Dazu zählen die Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, samt Aufbereitung wichtiger Anrufinformationen für Vorgesetzte, die tägliche Verwaltung der E-Mail- und Post-Korrespondenzen samt fristgerechter Bearbeitung, Beantwortung sowie strukturierter Ablage.
* Sie sind verantwortlich für die ordnungsgemäße Aktenverwaltung im internen (elektronischen) Akt, dazu gehören die formale Protokollierung, die Organisation von Papier- und Digitalarchiven und Datenbankpflege.
* Sie koordinieren Termine bzw. stimmen Kalender mit internen und externen Partner:innen ab und bereiten Besprechungen organisatorisch vor.
* Sie organisieren und verwalten den Bedarf an Büromaterial sowie deren Lagerhaltung, führen Bedarfsermittlung und Bestellung durch.
* Sie führen Auswertungen durch, recherchieren Daten und Grundlagen, bereiten diese auf (z.B. Zusammenfassung, Tabellen) und beschaffen Informationen.
* Sie erstellen Reports und bereiten Präsentationen, Datenanalyse und Visualisierung vor bzw. unterstützen bei der Erstellung.
* Sie sind verantwortlich für Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerke etc.), führen Korrektur, Formatierung und Versand wichtiger Schreiben durch.
Ihr Profil
* Lehrabschlussprüfung oder Fachschulabschluss oder gleichwertige Ausbildung oder 6 Jahre einschlägige Berufserfahrung (kaufmännischer Bereich)
* hohe Kommunikationsfähigkeit
* ausgezeichnete Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
* sehr gute Englischkenntnisse
* sehr gute MS-Office-Kenntnisse
* selbstsicheres und freundliches Auftreten
* gepflegtes Erscheinungsbild
* Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit
* zuverlässige und genaue Arbeitsweise
* Belastbarkeit und Flexibilität
* Diskretion
Unsere Benefits
* 60% Zuschuss zum Klimaticket Salzburg oder Fahrtkostenzuschuss
* sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz
* 6. Urlaubswoche ab dem 43. Geburtstag
* faire Bezahlung
* Diversität, Chancengleichheit, Frauenförderung und Wertschätzung
* sinnvolle und vielseitige Aufgaben für die Menschen in der Stadt
* krisensicherer Arbeitsplatz
* umfassende Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Unterstützung für Ihre Gesundheit (Yoga, Pilates, Kräftigung etc.)
* attraktive eigene Krankenversicherung
* betriebseigene Kantine zu günstigen Konditionen
Was sonst noch wichtig ist
* Bewerbungsfrist: 22.7.2025
* Die genaue Gehaltseinstufung ist abhängig von den anrechenbaren Vordienstzeiten.
* Ihr Dienstort befindet sich in der: Schwarzstraße 44
* Bitte beachten Sie, dass kein Ersatz für etwaige Vorstellungskosten erfolgen kann.
* Die Stadt Salzburg empfiehlt aufgrund des Frauenförderplanes besonders Frauen, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden Bewerberinnen bevorzugt aufgenommen.
Sie haben Fragen
* ... zum Aufgabengebiet? Herr DI Stephan Kunze beantwortet sie Ihnen gerne: 0662 8072 2680
* ... zu unserem Gehaltssystem? Herr Rados Nedic beantwortet sie Ihnen gerne: 0662 8072 2730
Wir freuen uns auf Sie!
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